Buchhaltungssoftware im Vergleich: Finde die passende L√∂sung f√ľr dein Business

Als Selbständiger oder Unternehmen hilft dir eine Buchhaltungssoftware, den Papierkram im Blick zu behalten. Hier sind 11 Tools im Vergleich.
Buchhaltungssoftware Vergleich

Wer sich mit einem eigenen Online-Business selbstst√§ndig macht, muss Rechnungen schreiben, Belege sammeln, Zahlungen verwalten und regelm√§√üig mit dem Finanzamt oder dem Steuerberater kommunizieren. Moderne Buchhaltungssoftware hilft dabei, die wichtigsten Aufgaben auch ohne betriebswirtschaftliches Studium zeitsparend zu erledigen. Um dir die Auswahl zu erleichtern, stelle ich dir in diesem Buchhaltungssoftware-Vergleich 11 interessante Angebote aus Deutschland vor und zeige, wie sie sich voneinander unterscheiden. Au√üerdem erf√§hrst du, was genau eine Buchhaltungssoftware k√∂nnen muss, warum einige Tools deshalb nicht in diesen Buchhaltungssoftware-Vergleich aufgenommen wurden und welche Software f√ľr welche Branche mehr Sinn ergibt als f√ľr andere.

Meine Top 6 Empfehlungen

  1. FastBill*
  2. Lexoffice*
  3. Goodlance
  4. Buchhaltungsbutler*
  5. Sevdesk*
  6. Wiso MeinB√ľro

Wenn du dir mein Review als Video anschauen willst, kannst du das hier machen:

Buchhaltungssoftware vorgestellt im Video

Bewertungskriterien & Auswahl

Der Begriff "Buchhaltungssoftware" ist nicht hundertprozentig klar definiert. In diesem Vergleich m√∂chte ich daher einige Merkmale festlegen, nach denen die Angebote hier verglichen werden. Es geht um Buchhaltungssoftware f√ľr kleine und wachsende Unternehmen in Deutschland - egal ob selbst√§ndig, als Einzelperson oder als Unternehmen im Team. Vor allem aber geht es um Software, die von Unternehmer:innen im Alltag einfach verwendet werden kann und mit der wir entweder alleine oder optional mit einem Steuerberater zusammenarbeiten k√∂nnen.

Als modernes Online-Business finde ich es auch wichtig, dass die Software online per Browser in der Cloud (als SaaS) genutzt werden kann und alle Daten entsprechend sicher und gesetzeskonform in Deutschland aufbewahrt werden. Schlie√ülich gibt es Gesetze zur Aufbewahrung, Verf√ľgbarkeit und Integrit√§t von steuerlich relevanten Dokumenten sowie zum Datenschutz.

Das sind Funktionen, die eine Buchhaltungssoftware in meinem Vergleich abbilden muss:

  • Online Software, die rechtliche Standards (¬ß14 UStG) erf√ľllt
  • Rechnungen erstellen inkl. Vorlagen
  • Belege erfassen (Ausgaben und Gutschriften)
  • Banking (Bankkontoabgleich, Zahlungsverwaltung & √úberweisungen)
  • Steuerliche Besonderheiten ber√ľcksichtigen (z. B. f√ľr In- und Ausland und Kleinunternehmerregelung)
  • Eignung sowohl f√ľr verschiedene Unternehmensformen (Einzelunternehmer & Kapitalgesellschaften)
  • Produkt- oder Leistungserfassung
  • Kunden- und Lieferantenverwaltung
  • Erstellung weiterer Dokumente wie Angebote, Auftr√§ge, Bestellungen oder Lieferscheine
  • Kontierung (nach Standardkontenrahmen, z. B. SKR03)
  • Auswertungen und Monatsabschluss (z. B. E√úR, DATEV Schnittstelle oder Umsatzsteuervoranmeldung)

Optional (f√ľr den Einzelhandel oder Cash Businesses) ist eine POS-Funktion (Point of Sale) mit Kasse. Funktionen zur Lohnabrechnung und Bilanzierung m√ľssen nicht enthalten sein. Daf√ľr gibt es "gro√üe" Softwarel√∂sungen von DATEV, Addison und anderen, mit denen typischerweise Steuerberater oder interne Buchhalter in gro√üen Unternehmen arbeiten. F√ľr kleine Unternehmen sind diese jedoch nicht geeignet.

Aufgrund dieser Kriterien bleiben in meinem Buchhaltungssoftware-Vergleich folgende 11 Tools √ľbrig:

  1. FastBill*
  2. SevDesk*
  3. Lexoffice*
  4. Buchhaltungsbutler*
  5. Goodlance
  6. Wiso MeinB√ľro Web
  7. OrgaMax Online
  8. Papierkram*
  9. Billomat*
  10. Invoiz (auch von Buhl Data)
  11. Kontolino

Nicht in die Auswahl haben es Softwareangebote geschafft, die sich z. B.

  • nur auf Rechnungen fokussieren (wie Easybill oder Billbee),
  • oder nur auf Belege (wie Candis),
  • oder nicht f√ľr kleine Unternehmen und Selbstst√§ndige gemacht sind, sondern eher f√ľr Steuerberater (wie Datev Unternehmen Online & Agenda),
  • oder nicht als Cloud Software verf√ľgbar sind (wie Sage 50 Conneted und Scopevisio),
  • oder eigentlich einen anderen Hauptzweck verfolgen (wie Xentral als ERP f√ľr Online H√§ndler),
  • oder zum Testzeitpunkt zu buggy waren (wie Revisio),
  • oder das Interface Design gef√ľhlt vor 15 Jahren stehen geblieben ist (z.B. Collmex - das ist nat√ľrlich nur meine subjektive Meinung ;-) ).

Buchhaltungssoftware im Vergleich vorgestellt

Hier findest du einen groben √úberblick √ľber die verglichenen Buchhaltungssoftware Angebote. Weiter unten findest du eine Detailbewertung nach Funktionen.

FastBill

Buchhaltungssoftware FastBill

FastBill aus Frankfurt legt vor allem Wert auf eine sch√∂ne Oberfl√§che und viel Automatisierung. Von allen Angeboten im Vergleich hat FastBill auch den flexibelsten Vorlageneditor. Das Unternehmen wurde 2011 von Ren√© Maudrich und mir (!) gegr√ľndet. Bis 2018 habe ich FastBill als Co-Gesch√§ftsf√ľhrer und CMO mit aufgebaut und dann das Team verlassen. Im Jahr 2021 wurde FastBill inklusive meiner Anteile von Freshbooks aus Kanada √ľbernommen. Das FastBill-Team agiert weiterhin von Frankfurt aus und fokussiert sich auf den deutschen Markt! Bis heute bin ich √ľberzeugter FastBill Nutzer und empfehle das Tool gerne allen Selbstst√§ndigen und Unternehmen, die ihr Geld haupts√§chlich mit Dienstleistungen verdienen.

Tarife (monatliche Zahlweise):

  • Solo (10‚ā¨ / Monat) - Rechnungen, Belege, Banking (nur abrufen), UStVA, Zeiterfassung, Steuerberater Zugang
  • Plus (15‚ā¨ / Monat) - zzgl. √úberweisungen, mehrere W√§hrungen, Online Rechnung f√ľr Kunden
  • Pro (30‚ā¨ / Monat) - 3 Benutzer, 5 Bankkonten, E-Mail Inbox, DATEV Schnittstelle, Online Zahloption f√ľr Kunden
  • Premium (59‚ā¨ / Monat) - Automatischer Belegimport + -erfassung, Automatischer Bankabgleich, Automatische Mahnwesen, USt. Prognose

Bei jährlicher gibt es 10% Rabatt.

SevDesk

Buchhaltungssoftware Sevdesk

Sevdesk ist aus einer Agentur hervorgegangen und war eines der ersten Buchhaltungstools, das sich an Online-Händler richtete. In Kombination mit einem cleveren und aggressiven Marketing (vor allem mit Lockangeboten) hat dies Sevdesk in wenigen Jahren zu einem der meistgenutzten Angebote auf dem Markt gemacht. Das schnelle Wachstum scheint aber auch seinen Tribut zu fordern: Ob auf Bewertungsplattformen oder in Facebook-Gruppen, die Meinungen scheinen zum Teil weit auseinander zu gehen. Vor allem unter Online-Händlern liest man immer wieder von Bug-Reports und fehlenden Funktionen.

Tarife (monatliche Zahlweise):

  • Rechnung (11,90‚ā¨ / Monat) - Angebote, Rechnungen, Steuerberater Zugang (hier nicht relevant, da keine Belegverwaltung)
  • Buchhaltung (22,90‚ā¨ / Monat) - zzgl. Belege, UstVa, E√úR & GuV, Kassenbuch & Banking
  • Warenwirtschaft (54,90‚ā¨ / Monat) - zzgl. Lagerverwaltung , Bestandsbuchungen, Lieferanten-/Kundenpreise, Artikelzuordnung

Bei jährlicher Zahlung gibt es 2 Monate kostenlos. Bei 2-jährlicher Zahlung gibt es sogar 9 Monate kostenlos.

Lexoffice

Buchhaltungssoftware Lexoffice

Hinter Lexoffice steht die Haufe-Lexware-Gruppe, die sich mit ihrem Angebot einen Platz im Cloud-Markt sichern wollte - mit Erfolg! Heute geh√∂rt Lexoffice zu den meistgenutzten Buchhaltungssoftware-Angeboten in Deutschland. Das Tool √ľberzeugt durch viele Reports, viele Schnittstellen und wird auch von Steuerberatern gerne bei ihren Mandanten eingesetzt. Wie Sevdesk bietet auch Lexoffice Schnittstellen zu Onlineshops.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • S (5,90‚ā¨/ Monat) - Nur Belegarchivierung + Banking + Steuerberater Zugang (hier nicht relevant, da keine Rechnungen)
  • M (9,90‚ā¨ / Monat) - zzgl. Rechnungen und Angebote
  • L (16,90‚ā¨ / Monat) - zzgl. Reports (z.B. UStVA, E√úR, Kassenbuch)
  • XL (24,90‚ā¨ / Monat) - zzgl. Serienrechnungen und besondere Rechnungstypen (z.B. Abschlag, EU, XRechnung), Statistiken

Es gibt immer mal wieder Rabatte, aber aktuell keine gezielten Jahresrabatte.

Buchhaltungsbutler

Buchhaltungssoftware Buchhaltungsbutler

Buchhaltungsbulter wurde 2015 als Startup in Berlin gegr√ľndet und hat sich seitdem einen festen Platz auf dem Markt gesichert. Der Ansatz dieser Buchhaltungssoftware unterscheidet sich bereits in der Kommunikation. So muss man sich beispielsweise nicht f√ľr einzelne Funktionen entscheiden, sondern ob und wie intensiv man mit einem Steuerberater zusammenarbeiten m√∂chte. Auch f√ľr verschiedene Branchen ist das Tool besonders gut geeignet, da bereits verschiedene Kontenrahmen angeboten werden. Neben dem E-Commerce ist Buchhaltungsbulter auch auf Vereine ausgerichtet.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Vorbereiter (24,95‚ā¨ / Monat) - Rechnungen, Belege, Zahlungsabgleich, Steuerberater Zugang, DATEV √úbergabe
  • Vorbucher (44,95‚ā¨ / Monat) - zzgl. Kontierung und √úberweisung
  • Selbstbucher (49,95‚ā¨ / Monat) - UStVA, E√úR & Bilanz Auswertungen, Rechnungfreigabe und Anlagenverwaltung

Im Rahmen der Fair-Use Policy stehen in allen Paketen 500 Belege und 1.000 Datens√§tze (Zahlungen, bildlose Belege) monatlich zur Verf√ľgung.

Ca. 20% Rabatt bei jährlicher Zahlweise. Ca. 25% bei 2-jährlicher Zahlweise.

Goodlance

Buchhaltungssoftware f√ľr Freelancer Goodlance

Goodlance hat sich zu 100% den Freelancern verschrieben, also selbst√§ndigen Einzelunternehmer:innen, die ihr Geld als Dienstleister verdienen und in der Regel nach Zeit abrechnen. Kein Wunder also, dass die Zeiterfassung ein prominentes Feature der App ist. Aber auch sonst gef√§llt mir die Software richtig gut, besonders der neue Layouter f√ľr die Gestaltung von Rechnungsvorlagen. Abz√ľge gibt es allerdings f√ľr die fehlende Banking-Integration. Hier ist lediglich ein CSV Import m√∂glich. √úbrigens, Goodlance hat 2018 sogar eine Dokumentation √ľber Freelancer erstellt und betreibt auch einen spannenden Podcast von und f√ľr Freelancer.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Free (0‚ā¨ / Monat) - Belege & Rechnungen, Kunden, Zeiterfassung, 200 MB Speicher
  • Premium (9,90‚ā¨ / Monat) - zzgl. Banking (per Upload), Reports (E√úR, UStVA), Steuerberaterzugang, Layouteditor uvm. + Rabatte bei Partnern

Wiso MeinB√ľro Web

Buchhaltungssoftare Wiso MeinB√ľro

Wiso MeinBuero Web geh√∂rt zur Buhl Data Service GmbH und damit zu einem Konzern mit rund 800 Mitarbeitern. Die Software wurde allerdings nicht von Buhl selbst entwickelt, sondern von Deltra, dem Unternehmen hinter Orgamax. Kein Wunder, dass beide Angebote fast identisch aussehen. Das ist aber kein Nachteil. Die Buchhaltungssoftware hat einen der intelligentesten Rechnungseditoren im Vergleich. Insgesamt ist die Software funktional. Ich pers√∂nlich w√ľrde mir teilweise weniger Klicks und mehr Flexibilit√§t (z.B. bei Layouts) w√ľnschen. Wie bei Sevdesk gibt es aber auch hier negative Stimmen z.B. zu Bugs & Support.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • XS (6‚ā¨ / Monat) - bis 22k‚ā¨ Jahresumsatz, Rechnungen & Belege, 1 Nutzer
  • S ( 16‚ā¨ / Monat) - bis 200k‚ā¨ Jahresumsatz, zzgl. Banking, Buchhaltungsreports, Kasse + Online Shop Schnittstelle (6‚ā¨ / Monat f√ľr jede weitere)
  • M (36‚ā¨ / Monat) - bis 500k‚ā¨ Jahresumstaz, zzgl. CRM & Warenwirtschaft, 2 Nutzer
  • L (99‚ā¨ / Monat) - ab 500k‚ā¨ Jahresumsatz

Es gibt immer mal wieder Rabatte, aber keine festen Rabatte f√ľr Jahreszahlungen. F√ľr Neugr√ľndungen (innerhalb der letzten 6 Monate) gibt es 6 Monate gratis.

Orgamax Online

Buchhaltungssoftware Orgamax

Orgamax k√∂nnte man auch als das "Original" bezeichnen und wird von Deltra direkt angeboten. Optisch und funktional unterscheidet sich die Software kaum zu Wiso MeinBuero, allerdings gibt es bei Orgamax weniger Schnittstellen, inbesondere zu Shopsystemen. Orgamax unterst√ľtzt nur WooCommerce. Bei Wiso MeinBuero gibt es zus√§tzlich Schnittstellen zu Shopify und Shopware.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Startup (20‚ā¨ / Monat) - bis 22k‚ā¨ Jahresumsatz, Rechnungen & Angebote (hier nicht relevant, da keine Belegverwaltung)
  • Standard (40‚ā¨ / Monat) - bis 200k‚ā¨ Jahresumsatz, zzgl. Belege, Banking, 1 Shopanbindung (10‚ā¨ / Monat f√ľr jede weitere)
  • Plus (80‚ā¨ / Monat) - bis 500k‚ā¨ Jahresumsatz, zzgl. Artikel- und Bestandsverwaltung, Versandanbindung
  • Business (120‚ā¨ / Monat) - ab 500k‚ā¨ Jahresumsatz

Papierkram

Buchhaltungssoftware Papierkram

Papierkram kommt aus Wiesbaden und wird von der odacer finanzsoftware GmbH betrieben. Ziel des Unternehmens ist es, die Buchhaltung auch ohne Vorkenntnisse einfach und intuitiv zu gestalten. Das Produkt ist ansprechend, hat es aber nicht auf meine Empfehlungsliste geschafft. Grund daf√ľr sind vor allem fehlende Automatisierungsfunktionen (wie z.B. eine automatische Texterkennung bei der Belegerfassung). Das erh√∂ht den Zeitaufwand bei der Belegerfassung massiv. Wer sich daran nicht st√∂rt, sollte sich diese L√∂sung auf jeden Fall anschauen.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Free (0‚ā¨ / Monat) - Rechnungen, Belege, 100MB Speicher (nicht relevant, da vermutlich keine rechtskonforme Archivierung)
  • Pro+ (10‚ā¨ / Monat) - zzgl. eigene Layouts ohne Branding, GoBD -konforme Archivierung, DATEV Export, UStVa, E√úR, Jahres-BWA, Banking (2 Konten, nur Abruf)
  • Team (25‚ā¨ / Monat) - zzgl. beliebige BWA, Kundenportal + Online Zahlung, 5 Bankkonten, 5 Nutzer
  • Business (50‚ā¨ / Monat) - inkl. 10 Bankkonten, 20 Nutzern

20% Rabatt bei jährlicher Zahlung + ein gepflanzter Baum pro Jahr.

Billomat

Buchhaltungssoftware Billomat im Vergleich

Billomat startete bereits 2007 als einer der Pioniere im Markt f√ľr Buchhaltungssoftware und hat seitdem mehrere Investitions- und Verkaufsrunden inklusive Managementwechsel hinter sich. Nach dem Ausstieg der Gr√ľnder 2014 wurde Billomat mit neuem Team von N√ľrnberg aus weiterentwickelt. 2021 wurde das Unternehmen von aifinyo aus Dresden √ľbernommen. Im objektiven Funktionsvergleich ist Billomat aus meiner Sicht inzwischen etwas hinter die Konkurrenz zur√ľckgefallen. Die Software ist solide, bietet aber kaum Besonderheiten.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Professional ( 21‚ā¨ / Monat) - Rechnungen & Belege
  • Business (36‚ā¨ / Monat) - zzgl. Banking, DATEV Schnittstelle, Steuerberater Zugang, Integrationen (wie WooCommerce & Shopify), und mehr.
  • Enterprise (auf Anfrage) - zzgl. pers√∂nlichem Ansprechpartner und technischem Support

20% Rabatt bei jährlicher Zahlung.

Invoiz

Buchhaltungssoftware invoiz im Vergleich

Invoiz ist - wie auch Wiso MeinBuero - aus dem Hause Buhl Data. Mit Invoiz liegt der Fokus jedoch mehr auf Selbstst√§ndigen und Kleinunternehmen. Der Funktionsumfang ist deutlich abgespeckter, f√ľr meinen Geschmack zu abgespeckt. Die Rechnungsstellung √ľberzeugt zwar, allerdings hapert es noch bei der Belegerfassung. Es gibt keine Texterkennung und der Weg, Daten per Hand zu erfassen, ist aktuell noch recht umst√§ndlich. F√ľr 19‚ā¨ / Monat mit nur j√§hrlicher Abrechnung gibt es beim Wettbewerb definitiv mehr.

Tarife (bei jährlicher Zahlweise):

  • Free (0‚ā¨ / Monat) - bis 17,5k‚ā¨ Jahresumsatz, inkl. Rechnungen, Belege, Banking (nur Abruf). Reports & weitere Funktionen zubuchbar. Invoiz Branding auf Rechungen.
  • Standard (228‚ā¨ / Jahr, entspricht 19‚ā¨ / Monat) - bis 240k‚ā¨ Jahresumsatz, inkl. Banking, 1 Nutzer (9‚ā¨/Monat f√ľr weitere), automatische Zahlungabgleich, Zeiterfassung.
  • Unlimited (468‚ā¨ / Jahr, entspricht 39‚ā¨ / Monat) - zzgl. ¬†Abschl√§ge, Mahnwesen, UStVA, digitale Angebotserstellung

Alle Tarife werden immer jährlich abgerechnet, es gibt keine Monatstarife!

Kontolino

Buchhaltungssoftware Kontolino

Hinter Kontolino! steckt Joachim Tuchel, der offenbar auch ohne gro√ües Team eine umfangreiche Buchhaltungssoftware auf die Beine gestellt hat. Die Grundfunktionen sind alle vorhanden (Rechnungsstellung, E-Mail-Posteingang) und es gibt jede Menge Berichte und Auswertungen (z.B. eine BWA), sowohl f√ľr Einzelunternehmer als auch f√ľr GmbHs. Diese k√∂nnen periodengerecht erstellt und auf Wunsch direkt per ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt √ľbermittelt werden. Abz√ľge gibt es f√ľr das wenig ansprechende Design und die √ľberm√§√üige Verwendung von buchhalterischen Fachbegriffen. Das mag alles richtig und wichtig sein, kann aber Laien schnell √ľberfordern.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Basis (9‚ā¨ / Monat) - 1 Benutzer, max. 400 Beleg-Buchungen pro Jahr (hier nicht relevant, da keine Rechnungsstellung)
  • Standard (12‚ā¨ / Monat) - 3 Benutzer, 2000 Buchungen und max. 25 Rechnungen pro Jahr, Banking (nur Abruf, 2 Konten), Elster Schnittstelle
  • Classic (16‚ā¨ / Monat) - 3 Bnutzer, 5000 Buchungen & 100 Rechnungen pro Jahr, Banking Abruf mit 5 Bankkonten
  • XL (25‚ā¨ / Monat) - 5 Nutzer, 10k Buchungen & 250 Rechnungen pro Jahr, 10 Bankkonten
  • XXL (39‚ā¨ / Monat) - 5 Benutzer, 30k Buchungen & 2000 Rechnungen pro Jahr, 25 Bankkonten

Blick ins Innere: Bewertung nach Funktionen

Eine Buchhaltungssoftware hilft, den Finanzalltag f√ľr Online Unternehmer:innen einfacher zu gestalten und alle Anforderungen an eine ordentliche Buchhaltung zu erf√ľllen. Ob Affiliate, E-Commerce, Dienstleistungen oder digitale Produkte - wer online Geld verdient, muss Rechnungen schreiben, Belege verwalten und Zahlungen im Blick behalten. Dabei kommt kein Unternehmen ohne Ausgaben aus. Seien es Softwarekosten, Kontof√ľhrungsgeb√ľhren, B√ľromaterial, Produkte von Lieferanten und vieles mehr. Eine Buchhaltungssoftware hilft dabei, alle Einnahmen, Ausgaben und die dazugeh√∂rigen Zahlungen und Belege im Blick zu behalten und m√∂glichst einfach und zeitsparend f√ľr die Meldungen an das Finanzamt oder den Steuerberater aufzubereiten.

Meine Bewertungskriterien sind:

  • Look (√Ąsthetik, √úbersichtlichkeit und Onboarding)
  • Feel (Klickfolge, User Experience & Funktionslogik)
  • Umfang & Smartness der Funktionen
  • Grad der Automatisierung
  • Erweiterbarkeit √ľber Schnittstellen & Addons
  • Preis f√ľr die Software

Da ich hier "gr√ľne mit roten √Ąpfeln" vergleiche, gehe ich die wesentlichen Funktionen durch und zeige, was mir bei welchen Anbietern besonders gut gef√§llt.

Rechnungen schreiben

Wer eine Rechnung schreiben möchte, muss auf bestimmte Pflichtangaben achten. Diese sind im §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) im Abs. 4 festgelegt:

  • Name und Anschrift
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • Rechnungsdatum
  • eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Produkt- oder Dienstleistung mit Bezeichnung und Menge
  • Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
  • Nach Steuers√§tzen und Steuerbefreiungen aufgeschl√ľsseltes Entgelt (und ggf. Rabatte)
  • Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  • (im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass f√ľr die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt).

Sind die Vorgaben erf√ľllt, kann man sich bei der Gestaltung austoben. Es gibt keine bestimmte Anordnung der Inhalte, aber die Gestaltung des Briefpapiers hat sich bis heute durchgesetzt.

Bester Rechnungseditor

In einer modernen Buchhaltungssoftware k√∂nnen die Vorlagen √ľber einen Design-Editor mehr oder weniger angepasst werden. Die meisten Anbieter bieten auch die M√∂glichkeit, ein eigenes Briefpapier hochzuladen. Invoiz, Lexoffice, WISO MeinB√ľro und Orgamax haben aus meiner Sicht einen sehr intelligenten Vorlageneditor f√ľr Rechnungen. Fehlende Kunden, Produkte oder sonstige Daten k√∂nnen direkt in der Rechnungsmaske ohne weitere Popups mit einem Klick als Stammdatensatz angelegt werden - und das ohne die Rechnungsmaske verlassen zu m√ľssen. Das Design ist in jedem Fall ansprechend, aber leider √ľberhaupt nicht flexibel.

F√ľr wenig Individualit√§t spricht auch, dass WISO MeinB√ľro und Orgamax insgesamt fast identisch aussehen. Kein Wunder, beide stammen vom gleichen Hersteller (Deltra).

Auch der Editor von Invoiz, das wie Wiso MeinB√ľro ebenfalls von Buhl Data stammt, funktioniert fast identisch. Hier gibt es zus√§tzlich noch eine zweite Seite mit Zahlungsauftr√§gen (√úberweisungstr√§ger, Zahlungslink und QR-Codes f√ľr GiroCode und PayPal.me).

Identische Rechnungsmaske bei Orgamax (links) und WISO Mein Buero (rechts)
Rechnung erstellen mit Invoiz

Bei Lexoffice lassen sich immerhin zus√§tzlich noch Spaltenbreiten und Schriftgr√∂√üen √ľber den Editor anpassen. Bei Papierkram k√∂nnte man √Ąnderungen sogar per CSS vornehmen (aktuell Beta), und bei SevDesk kann man sch√∂ne Designs k√§uflich erwerben. Leider reagierte bei meinem Test der Editor f√ľr die Selbsterstellung nicht. Wer bei der Platzierung und beim Design volle Flexibilit√§t m√∂chte, der ist mit FastBill am besten bedient. Mit dem Vorlageneditor k√∂nnen alle Felder ziemlich beliebig platziert werden. So flexibel bei der Vorlagengestaltung ist keine andere Buchhaltungssoftware im Vergleich.

Rechnungsvorlage bei FastBill
Rechnungsvorlage bei FastBill

Die Rechnungsmaske bei FastBill ist nicht so schlank und reduziert wie bei den anderen. Daf√ľr gibt es eine separate Live-Vorschau des Dokuments, die optional aktiviert werden kann.

Rechnung erstellen mit FastBill
Rechnung erstellen mit FastBill

Sehr gut gefällt mir auch der Layouteditor von Goodlance. Hier lassen sich die Designelemente auch schön in einem Layout platzieren und gestalten. In einer Grid-Ansicht lassen sich Inhalte einfach platzieren und auch bis zu 4 Spalten pro Zeile platzieren.

Goodlance Layouter

Keine Besonderheit bei der Rechnungsstellung oder der Vorlagengestaltung sehe ich hingegen bei Billomat oder Kontolino.

Belege erfassen

Belege sind in den meisten F√§llen Rechnungen √ľber Ausgaben, die im Unternehmen entstanden sind. Wer aber z.B. mit Affiliate Marketing sein Geld verdient, hat auch Gutschriften (Einnahmen), die ebenfalls als Beleg erfasst werden m√ľssen.

Die Belegerfassung gehört zu den lästigsten Aufgaben im Buchhaltungsalltag. Denn in den meisten Fällen beginnt der Workflow schon, bevor man vor der Buchhaltungssoftware am Computer sitzt. Entweder kommen Rechnungen per E-Mail, per Post oder gar nicht, und man muss sie sich dann z.B. aus diversen Softwareangeboten selbst zusammensuchen. Um dies zu vereinfachen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Belege in die Buchhaltungssoftware zu bekommen:

  • per Upload √ľber den Browser
  • per Weiterleitung an eine E-Mail Inbox
  • per Scan App
  • per Automatisierung, z.B. √ľber ein Drittanbieter wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher (Scraper), oder wie FinHelper oder Flowers (virtueller Drucker + Inbox)
  • per Dropbox Anbindung

Beste Belegerfassung

Die beste Belegerfassung insgesamt haben aus meiner Sicht FastBill*, Sevdesk* und Lexoffice*. Alle drei bieten die Möglichkeit, Belege zu erfassen per:

  • E-Mail Inbox,
  • Upload,
  • GetMyInvoice oder InvoiceFetcher (Automatisch Belege von Online Diensten holen),
  • und per App.

Bei Buchhaltungsbutler gibt es zwar keine App, daf√ľr aber zus√§tzlich eine Dropbox Anbindung.

Sind die Belege - auf welchem Weg auch immer - in der Software angekommen, m√ľssen sie noch in einen Datensatz umgewandelt werden. Bei FastBill, Sevdesk, Lexoffice, Buchhaltungsbutler, WISO MeinB√ľro und Orgamax geschieht dies dank intelligenter Texterkennung nahezu automatisch. Wichtige Felder wie Name des Lieferanten, Datum und F√§lligkeit, Betrag, Steuern und auch die Kategorie (Sachkonto) werden automatisch zugeordnet. Das spart viel Zeit!

Nur FastBill geht noch einen Schritt weiter. Hier kann im Premium-Tarif* auch die Erfassung und Kontrolle der Belege vollständig automatisiert werden.

Nicht √ľberzeugt hat mich hingegen die Belegerfassung bei Invoiz. Hier ist die einzige native M√∂glichkeit, den Beleg im Webinterface hochzuladen und den entsprechenden Datensatz manuell zu erstellen. Es gibt weder eine Belegerkennung noch eine interaktive Darstellung, auf der man den Beleginhalt eingeben k√∂nnte.

Einen Schritt besser (aber auch nur einen) ist die Belegerfassung bei Papierkram. Hier werden Beleg und Datenfelder nebeneinander dargestellt, so dass man die Felder einfach abtippen kann. Eine automatische Erkennung oder ein Upload aus der Ferne (per Automatisierung oder Inbox) habe ich nicht gefunden. Daf√ľr k√∂nnen erfasste Belege mit wenigen Klicks direkt an einen Kunden weiterberechnet werden. Bei Goodlance k√∂nnen Belege direkt bei der Erfassung einem Auftrag (Projekt) zugeordnet werden.

WISO MeinB√ľro und Orgamax gehen noch einen Schritt weiter. Hier k√∂nnen Belege entweder per Drag & Drop oder √ľber eine App in einen Dokumentenbereich hochgeladen werden. Wer m√∂chte, kann zumindest bei WISO MeinB√ľro auch die Erweiterung "Automatischer Belegabruf" a.k.a. GetMyInvoice buchen.

Wer Belege gerne per E-Mail einfach an eine Inbox in der Buchhaltungssoftware weiterleiten m√∂chte, kann das bei Billomat, Buchhaltungsbulter, FastBill, SevDesk oder Kontolino machen. Bei Lexoffice ginge das auch √ľber eine Erweiterung. F√ľr mich im Buchhaltungsalltag ist das die beste Art, Belege zu erfassen.

Automatische Belegerkennung bei Sevdesk

Banking

Ein weiterer wichtiger Arbeitsbereich ist das Banking. Die Aufgabe ist es, ein- und ausgehende Zahlungen auf dem Geschäftskonto zu erfassen, und Überweisungen direkt aus der Buchhaltungssoftware zu tätigen.

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Tipp: Wenn du noch ein Konto f√ľr dein Business suchst, schau doch mal in meinen Gesch√§ftskonto Vergleich.

Bis auf Goodlance verf√ľgen alle Angebote in diesem Buchhaltungssoftware-Vergleich √ľber eine automatische Bankenintegration. Goodlance bietet aktuell nur einen CSV-Import an.

In den meisten F√§llen sind die Open Banking Anbieter finAPI oder tink.com im Einsatz. Eine Anmeldung dort ist f√ľr dich als Nutzer einer Buchhaltungssoftware nicht erforderlich. Einmal angebunden, kann man √ľber die Banking-Funktion bei allen Anbietern:

  • Transaktionen (ein- und ausgehend) auf einem oder mehreren Bankkonten (inkl. PayPal) abrufen
  • √úberweisungen t√§tigen
  • Belege zuordnen

Ich selbst nutze FastBill mit meinem Unternehmen, daher demonstriere ich die Funktionsweise mit Screenshots von dieser Software. Da die Funktionsweise bei allen Anbietern aber sehr √§hnlich funktioniert, gibt es hier keinen klaren Gewinner. In einigen F√§llen (z.B. auch bei FastBill) werden die f√ľr die √úberweisung erforderlichen Felder automatisch √ľber die Texterkennung erkannt und automatisch gef√ľllt.

√úberweisungen

Das integrierte Banking erm√∂glicht, √úberweisungen vom Gesch√§ftskonto direkt in der Buchhaltungssoftware und am Beleg durchzuf√ľhren, ohne, dass daf√ľr ein separates Banking Tool ben√∂tigt wird. In den meisten F√§llen werden IBAN, Betrag und Verwendungszweck automatisch erkannt, sodass eine √úberweisung wirklich mit wenigen Klicks erledigt ist.

√úberweisung einer Eingangsrechnung mit FastBill

Nach Klick auf "Weiter zur Bestätigung" öffnet sich das Interface von finAPI, in dem dann nochmal alles dargestellt und mit einer TAN oder dem jeweiligen Verifizierungsverfahren der Bank die Überweisung bestätigt werden kann. Danach landet man wieder automatisch in FastBill. Die Zahlung wurde dann entsprechend hinterlegt.

√úberweisung in der Buchhaltungssoftware durchf√ľhren mit finAPI

Zuordnung von Banktransaktionen zu Belegen

Nicht nur √úberweisungen sind interessant, sondern auch die Zuordnung von Zahlungen auf dem Konto zu Belegen. Bei allen Anbietern gibt es eine √úbersicht, in der Zahlungen Belegen zugeordnet werden k√∂nnen. Auch beleglose Transaktionen (z.B. Kontof√ľhrungsgeb√ľhren) k√∂nnen hier erfasst werden.

Zuordnung von Transaktionen auf dem Bankkonto in FastBill

Auswertungen & Reports

Um monatliche Einnahmen und Ausgaben bestmöglich im Blick zu haben, bieten alle Buchhaltungssoftware Tools im Vergleich unterschiedliche Auswertungen an. Die einen fokussieren sich mehr auf eine zeitorientierte Darstellung und grafisches Design (z.B. Goodlance und FastBill), die anderen nutzen eher klassische Tabellenformate (wie Sevdesk oder Lexoffice). Zu den Reports zählen z. B.

  • Einnahmen-√úberschuss-Rechnung (E√úR) - f√ľr Selbst√§ndige
  • Bilanz- f√ľr Unternehmen
  • Gewinn und Verlust (GuV)
  • Einnahmen-Ausgaben
  • BWA
  • Umsatzsteuer (+M√∂glichkeit zur Voranmeldung)

Nicht jedes Angebot hat jeden Report im Repertoire. Auch f√§llt auf, dass die meisten Anbieter sich f√ľr die Fachsprache eines Buchhalters/Steuerberater entschieden haben (z.B. bei Buchhaltungsbutler und Kontolino), wohin gegen andere Wert auf eine sch√∂ne Darstellung und auch f√ľr Laien verst√§ndnisvolle Begriffe legen (z.B. bei FastBill und Papierkram).

Bei fast allen Angeboten sind die meisten Reports mit einem Klick aufrufbar. Bei Buchhaltungsbutler und Kontolino m√ľssen diese erst pro Zeitraum generiert werden. Bei Goodlance und FastBill gibt es sch√∂ne Auswertungen mit zeitlicher und farblicher Kennzeichnung. Billomat bietet ein sch√∂nes Dashboard an, auf dem verschiedene Kennzahlen auf einmal gut dargestellt werden.

Kontolino Darstellung einer BWA
E√úR erstellen bei Sevdesk

Beste Reports

Wer Wert auf viele Reports legt und mit Buchhaltungs-Jargon klarkommt, der ist bei Buchhaltungsbutler, WISO MeinB√ľro, Kontolino oder Orgamax gut aufgehoben. Einen guten Kompromiss haben aus meiner Sicht SevDesk, Lexoffice, Goodlance und Papierkram geschafft. Wer keine Lust auf Fachbegriffe hat und auf farblich gestaltete Auswertungen hat, der ist bei FastBill gut aufgehoben.

Letzte Umsätze Darstellung bei FastBill

Schnittstellen

Zu den wichtigsten Schnittstellen z√§hlen neben der zum Bankkonto auch die zum Finanzamt (per ELSTER) und die zum Steuerberater (meist DATEV). Folgende Buchhaltungssoftware Angebote bieten die M√∂glichkeit, eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) direkt an das Finanzamt zu √ľbermitteln:

Automatisch per ELSTER Anbindung:

  • FastBill
  • Sevdesk
  • Lexoffice
  • Buchhaltungsbutler
  • Kontolino
  • WISO Mein B√ľro
  • Orgamax

Per XML Export (muss dann auf elster.de hochgeladen werden):

  • Papierkram
  • Invoiz
  • Goodlance

Gar nicht(?):

  • Billomat, zumindest f√ľr neue Account (s. FAQ).

Und wie sieht es mit einer DATEV Schnittstelle aus? Wenn du mit einem Steuerberater arbeitest, der monatliche deine Belege ben√∂tigt, kannst du sie mit diesen Tools einfach automatisch √ľber die DATEV Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 (ehemals DATEVconnect) √ľbermitteln.

Warum ein DATEV Export die DATEV Schnittstelle nicht ersetzt: Ein Export liefert i. d. R. keine Belegverkn√ľpfung mit, sodass der Steuerberater bei der √úbernahme aller Buchungss√§tze diese h√§ndisch zum Beleg zuordnen muss - ein zeitaufw√§ndiger Schritt! Die fehlende Zuordnung erkennt man daran, dass die Spalte "Beleglink" im Export leer ist. Bei der DATEV Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 werden Belege √ľblicherweise immer mit √ľbergeben.

Mit Rechnungsdatenservice 1.0 DATEV Schnittstelle arbeiten:

  • FastBill
  • Sevdesk
  • Lexoffice
  • Wiso MeinB√ľro
  • Orgamax

Keine Schnittstelle, aber einen einfachen DATEV Export (den du dann an deinen Steuerberater schickst) bekommst du bei:

  • Buchhaltungsbutler
  • Papierkram
  • Kontolino
  • Billomat

Keine Aufbereitung f√ľr DATEV habe ich gefunden bei:

  • Goodlance
  • Invoiz

Besonderheiten & Zusatzfunktionen

Neben den wichtigsten Standardfunktionen bietet viele der Anbieter noch weitere Funktionen, die f√ľr den ein oder andere Anwendungsfall spannend sein k√∂nnen. Da diese Funktionen nicht alle betreffen, gibt es hier noch eine grobe √úbersicht:

Wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben (Abos, aber ohne automatische Zahlung) können erstellt werden mit:

  • FastBill
  • Wiso MeinB√ľro
  • Orgamax
  • Sevdesk
  • Lexoffice
  • Invoiz
  • Billomat

Eine direkte E-Commerce-Schnittstelle, um Rechnungen aus Online-Shops zu erstellen, findest du bei:

  • Sevdesk
  • Lexoffice
  • Buchhaltungsbutler
  • Wiso MeinB√ľro
  • Orgamax (nur WooCommerce)
  • Billomat (nur Shopify und WooCommerce)

In einem separaten Beitrag habe ich auch Lösungen zusammengefasst, um Shopify Rechnungen zu erstellen.

Wenn-Dann-Regeln kannst du definieren bei

  • Buchhaltungsbulter

Aufgaben (ToDos) f√ľr dich selbst oder dein Team kannst du anlegen bei

  • Wiso MeinB√ľro
  • Orgamax
  • Sevdesk
  • Lexoffice
  • FastBill (nur als Kommentare an Dokumenten)
  • Goodlance (inkl. Basis Projektmanagement)

Abschlagsrechnungen kannst du erstellen mit

  • Lexoffice
  • Sevdesk
  • Wiso MeinB√ľro
  • Orgamax
  • Invoiz

Fazit - welche Buchhaltungssoftware ist nun die beste?

Der Buchhaltungssoftware Markt in Deutschland bietet viele tolle Optionen. Welche Software die richtige ist, hängt davon ab, ob man sein Geld als Dienstleister oder eher als Online Händler verdient, bzw. ob man als Solo-Unternehmer:in oder als Team mit einer Kapitalgesellschaft aktiv ist. Daraus leiten sich dann Anforderungen an Funktionen ab, die man bei einige Angeboten mehr findet, und bei anderen weniger.

Dar√ľber hinaus gibt es noch weiche Faktoren, wie z.B. die User Experience (Look & Feel) und auch die Sprache, bzw. die Kommunikation. Einige Anbieter haben sich voll und ganz dem Buchhalter-Sprech hingegeben, wohingegen andere versuchen, auch f√ľr Laien ein Umfeld zu schaffen, das sich gut anf√ľhlt.

Der letzte wichtige Bewertungsfaktor f√ľr mich ist die Automatisierung. Je h√∂her der Grad der Automatisierung, desto mehr Zeit l√§sst sich bei kleinen Handgriffen im Alltag sparen. Besonders bei der Belegerfassung und dem Banking ist das Einsparpotenzial am gr√∂√üten. Mit dem richtige Setup l√§sst sich so ein Monatsabschluss auf sehr kurze Zeit beschr√§nken, sodass die aufzubringende Zeit f√ľr die Buchhaltung minimal ist.

Meine Empfehlungen

Mein Overall-Favorit f√ľr Dienstleister und Affiliate Marketer ist FastBill* (sowohl f√ľr Einzelunternehmer, also auch GmbHs und UGs mit Team). Die Mischung aus User Experience, Automatisierung und Preis liegt f√ľr mich vorne. Mit dem Banking lassen sich nicht nur Zahlungen abrufen und zu Belegen matchen, sondern auch √úberweisungen mit einem Klick ausf√ľhren. Der Steuerberater oder die E√úR k√∂nnen per DATEV- oder Elster-Schnittstelle √ľbermittelt werden. Wem zus√§tzlich viele Reports wichtig sind (und ein sch√∂nes Design weniger), dem w√ľrde ich Buchhaltungsbutler*, Sevdesk* oder Lexoffice* empfehlen, wobei Lexoffice preislich die Nase vorn hat und auch weniger unzufriedene Stimmen im Internet zu h√∂ren sind.

F√ľr Freelancer, die ihr Leistungen nach Stunde abrechnen, ist Goodlance eine richtig gute L√∂sung, besonders f√ľr den Einstieg. Im Vergleich ist Goodlance auch mit am g√ľnstigsten und hat einen sehr sch√∂nen Layouter f√ľr individuelle Rechnungsdesigns. Mich st√∂rt allerdings hier, dass es keine automatisierte Bankingintegration gibt und die Abgabe der E√úR derzeit nicht per Elster-Schnittstelle, sondern nur per XML Upload m√∂glich ist.

F√ľr Onlineh√§ndler, die mit dem Tool auch Rechnungen direkt f√ľr Bestellungen aus dem Onlineshop erstellen wollen, empfehle ich Lexoffice*, Wiso MeinB√ľro, Billomat* oder Buchhaltungsbutler*. Zwar geht das auch mit Sevdesk*, allerdings sind die Sevdesk Stimmen in diversen Facebook Gruppen gerade nicht so positiv, deshalb keine aktive Empfehlung von mir. Auf dem Papier sieht aber auch Sevdesk gut aus f√ľr H√§ndler. Orgamax finde ich pers√∂nlich zu teuer im Vergleich und bietet auch nur eine WooCommerce Schnittstelle.

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Tipp: √úberlege, ob du f√ľr deinen Online Shop nicht ein zus√§tzliches Tools f√ľr die Rechnungsstellung nutzen m√∂chtest, besonders, wenn du viele Bestellungen abwickelst. Damit beh√§ltst du auch eine guten √úberblick in der "eigentlichen" Buchhaltung, in der du z. B. lediglich die Ums√§tze von deinem Zahlungsdienstleister und deine Ausgaben erfasst. Gute und relativ g√ľnstige Alternativen f√ľr die Shop Rechnungsstellung sind z.B. Billbee* (auch f√ľr Lagerverwaltung & Versand - hier mein Review) oder Easybill*.