Wer sich mit einem eigenen Online-Business selbstständig macht, muss Rechnungen schreiben, Belege sammeln, Zahlungen verwalten und regelmäßig mit dem Finanzamt oder dem Steuerberater kommunizieren. Moderne Buchhaltungssoftware hilft dabei, die wichtigsten Aufgaben auch ohne betriebswirtschaftliches Studium zeitsparend zu erledigen. Um dir die Auswahl zu erleichtern, stelle ich dir in diesem Buchhaltungssoftware-Vergleich 11 interessante Angebote aus Deutschland vor und zeige, wie sie sich voneinander unterscheiden. Außerdem erfährst du, was genau eine Buchhaltungssoftware können muss, warum einige Tools deshalb nicht in diesen Buchhaltungssoftware-Vergleich aufgenommen wurden und welche Software für welche Branche mehr Sinn ergibt als für andere.

Meine Top 6 Empfehlungen

  1. FastBill*
  2. Lexoffice*
  3. Goodlance
  4. Buchhaltungsbutler*
  5. Sevdesk*
  6. Wiso MeinBĂĽro

Wenn du dir mein Review als Video anschauen willst, kannst du das hier machen:

Buchhaltungssoftware vorgestellt im Video

Bewertungskriterien & Auswahl

Der Begriff "Buchhaltungssoftware" ist nicht hundertprozentig klar definiert. In diesem Vergleich möchte ich daher einige Merkmale festlegen, nach denen die Angebote hier verglichen werden. Es geht um Buchhaltungssoftware für kleine und wachsende Unternehmen in Deutschland - egal ob selbständig, als Einzelperson oder als Unternehmen im Team. Vor allem aber geht es um Software, die von Unternehmer:innen im Alltag einfach verwendet werden kann und mit der wir entweder alleine oder optional mit einem Steuerberater zusammenarbeiten können.

Als modernes Online-Business finde ich es auch wichtig, dass die Software online per Browser in der Cloud (als SaaS) genutzt werden kann und alle Daten entsprechend sicher und gesetzeskonform in Deutschland aufbewahrt werden. Schließlich gibt es Gesetze zur Aufbewahrung, Verfügbarkeit und Integrität von steuerlich relevanten Dokumenten sowie zum Datenschutz.

Das sind Funktionen, die eine Buchhaltungssoftware in meinem Vergleich abbilden muss:

  • Online Software, die rechtliche Standards (§14 UStG) erfĂĽllt
  • Rechnungen erstellen inkl. Vorlagen
  • Belege erfassen (Ausgaben und Gutschriften)
  • Banking (Bankkontoabgleich, Zahlungsverwaltung & Ăśberweisungen)
  • Steuerliche Besonderheiten berĂĽcksichtigen (z. B. fĂĽr In- und Ausland und Kleinunternehmerregelung)
  • Eignung sowohl fĂĽr verschiedene Unternehmensformen (Einzelunternehmer & Kapitalgesellschaften)
  • Produkt- oder Leistungserfassung
  • Kunden- und Lieferantenverwaltung
  • Erstellung weiterer Dokumente wie Angebote, Aufträge, Bestellungen oder Lieferscheine
  • Kontierung (nach Standardkontenrahmen, z. B. SKR03)
  • Auswertungen und Monatsabschluss (z. B. EĂśR, DATEV Schnittstelle oder Umsatzsteuervoranmeldung)

Optional (für den Einzelhandel oder Cash Businesses) ist eine POS-Funktion (Point of Sale) mit Kasse. Funktionen zur Lohnabrechnung und Bilanzierung müssen nicht enthalten sein. Dafür gibt es "große" Softwarelösungen von DATEV, Addison und anderen, mit denen typischerweise Steuerberater oder interne Buchhalter in großen Unternehmen arbeiten. Für kleine Unternehmen sind diese jedoch nicht geeignet.

Aufgrund dieser Kriterien bleiben in meinem Buchhaltungssoftware-Vergleich folgende 11 Tools ĂĽbrig:

  1. FastBill*
  2. SevDesk*
  3. Lexoffice*
  4. Buchhaltungsbutler*
  5. Goodlance
  6. Wiso MeinBĂĽro Web
  7. OrgaMax Online
  8. Papierkram*
  9. Billomat*
  10. Invoiz (auch von Buhl Data)
  11. Kontolino

Nicht in die Auswahl haben es Softwareangebote geschafft, die sich z. B.

  • nur auf Rechnungen fokussieren (wie Easybill oder Billbee),
  • oder nur auf Belege (wie Candis),
  • oder nicht fĂĽr kleine Unternehmen und Selbstständige gemacht sind, sondern eher fĂĽr Steuerberater (wie Datev Unternehmen Online & Agenda),
  • oder nicht als Cloud Software verfĂĽgbar sind (wie Sage 50 Conneted und Scopevisio),
  • oder eigentlich einen anderen Hauptzweck verfolgen (wie Xentral als ERP fĂĽr Online Händler),
  • oder zum Testzeitpunkt zu buggy waren (wie Revisio),
  • oder das Interface Design gefĂĽhlt vor 15 Jahren stehen geblieben ist (z.B. Collmex - das ist natĂĽrlich nur meine subjektive Meinung ;-) ).

Buchhaltungssoftware im Vergleich vorgestellt

Hier findest du einen groben Ăśberblick ĂĽber die verglichenen Buchhaltungssoftware Angebote. Weiter unten findest du eine Detailbewertung nach Funktionen.

FastBill

Buchhaltungssoftware FastBill

FastBill aus Frankfurt legt vor allem Wert auf eine schöne Oberfläche und viel Automatisierung. Von allen Angeboten im Vergleich hat FastBill auch den flexibelsten Vorlageneditor. Das Unternehmen wurde 2011 von René Maudrich und mir (!) gegründet. Bis 2018 habe ich FastBill als Co-Geschäftsführer und CMO mit aufgebaut und dann das Team verlassen. Im Jahr 2021 wurde FastBill inklusive meiner Anteile von Freshbooks aus Kanada übernommen. Das FastBill-Team agiert weiterhin von Frankfurt aus und fokussiert sich auf den deutschen Markt! Bis heute bin ich überzeugter FastBill Nutzer und empfehle das Tool gerne allen Selbstständigen und Unternehmen, die ihr Geld hauptsächlich mit Dienstleistungen verdienen.

Tarife (monatliche Zahlweise):

  • Solo (10€ / Monat) - Rechnungen, Belege, Banking (nur abrufen), UStVA, Zeiterfassung, Steuerberater Zugang
  • Plus (15€ / Monat) - zzgl. Ăśberweisungen, mehrere Währungen, Online Rechnung fĂĽr Kunden
  • Pro (30€ / Monat) - 3 Benutzer, 5 Bankkonten, E-Mail Inbox, DATEV Schnittstelle, Online Zahloption fĂĽr Kunden
  • Premium (59€ / Monat) - Automatischer Belegimport + -erfassung, Automatischer Bankabgleich, Automatische Mahnwesen, USt. Prognose

Bei jährlicher gibt es 10% Rabatt.

SevDesk

Buchhaltungssoftware Sevdesk

Sevdesk ist aus einer Agentur hervorgegangen und war eines der ersten Buchhaltungstools, das sich an Online-Händler richtete. In Kombination mit einem cleveren und aggressiven Marketing (vor allem mit Lockangeboten) hat dies Sevdesk in wenigen Jahren zu einem der meistgenutzten Angebote auf dem Markt gemacht. Das schnelle Wachstum scheint aber auch seinen Tribut zu fordern: Ob auf Bewertungsplattformen oder in Facebook-Gruppen, die Meinungen scheinen zum Teil weit auseinander zu gehen. Vor allem unter Online-Händlern liest man immer wieder von Bug-Reports und fehlenden Funktionen.

Tarife (monatliche Zahlweise):

  • Rechnung (11,90€ / Monat) - Angebote, Rechnungen, Steuerberater Zugang (hier nicht relevant, da keine Belegverwaltung)
  • Buchhaltung (22,90€ / Monat) - zzgl. Belege, UstVa, EĂśR & GuV, Kassenbuch & Banking
  • Warenwirtschaft (54,90€ / Monat) - zzgl. Lagerverwaltung , Bestandsbuchungen, Lieferanten-/Kundenpreise, Artikelzuordnung

Bei jährlicher Zahlung gibt es 2 Monate kostenlos. Bei 2-jährlicher Zahlung gibt es sogar 9 Monate kostenlos.

Lexoffice

Buchhaltungssoftware Lexoffice

Hinter Lexoffice steht die Haufe-Lexware-Gruppe, die sich mit ihrem Angebot einen Platz im Cloud-Markt sichern wollte - mit Erfolg! Heute gehört Lexoffice zu den meistgenutzten Buchhaltungssoftware-Angeboten in Deutschland. Das Tool überzeugt durch viele Reports, viele Schnittstellen und wird auch von Steuerberatern gerne bei ihren Mandanten eingesetzt. Wie Sevdesk bietet auch Lexoffice Schnittstellen zu Onlineshops.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • S (5,90€/ Monat) - Nur Belegarchivierung + Banking + Steuerberater Zugang (hier nicht relevant, da keine Rechnungen)
  • M (9,90€ / Monat) - zzgl. Rechnungen und Angebote
  • L (16,90€ / Monat) - zzgl. Reports (z.B. UStVA, EĂśR, Kassenbuch)
  • XL (24,90€ / Monat) - zzgl. Serienrechnungen und besondere Rechnungstypen (z.B. Abschlag, EU, XRechnung), Statistiken

Es gibt immer mal wieder Rabatte, aber aktuell keine gezielten Jahresrabatte.

Buchhaltungsbutler

Buchhaltungssoftware Buchhaltungsbutler

Buchhaltungsbulter wurde 2015 als Startup in Berlin gegründet und hat sich seitdem einen festen Platz auf dem Markt gesichert. Der Ansatz dieser Buchhaltungssoftware unterscheidet sich bereits in der Kommunikation. So muss man sich beispielsweise nicht für einzelne Funktionen entscheiden, sondern ob und wie intensiv man mit einem Steuerberater zusammenarbeiten möchte. Auch für verschiedene Branchen ist das Tool besonders gut geeignet, da bereits verschiedene Kontenrahmen angeboten werden. Neben dem E-Commerce ist Buchhaltungsbulter auch auf Vereine ausgerichtet.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Vorbereiter (24,95€ / Monat) - Rechnungen, Belege, Zahlungsabgleich, Steuerberater Zugang, DATEV Ăśbergabe
  • Vorbucher (44,95€ / Monat) - zzgl. Kontierung und Ăśberweisung
  • Selbstbucher (49,95€ / Monat) - UStVA, EĂśR & Bilanz Auswertungen, Rechnungfreigabe und Anlagenverwaltung

Im Rahmen der Fair-Use Policy stehen in allen Paketen 500 Belege und 1.000 Datensätze (Zahlungen, bildlose Belege) monatlich zur Verfügung.

Ca. 20% Rabatt bei jährlicher Zahlweise. Ca. 25% bei 2-jährlicher Zahlweise.

Goodlance

Buchhaltungssoftware fĂĽr Freelancer Goodlance

Goodlance hat sich zu 100% den Freelancern verschrieben, also selbständigen Einzelunternehmer:innen, die ihr Geld als Dienstleister verdienen und in der Regel nach Zeit abrechnen. Kein Wunder also, dass die Zeiterfassung ein prominentes Feature der App ist. Aber auch sonst gefällt mir die Software richtig gut, besonders der neue Layouter für die Gestaltung von Rechnungsvorlagen. Abzüge gibt es allerdings für die fehlende Banking-Integration. Hier ist lediglich ein CSV Import möglich. Übrigens, Goodlance hat 2018 sogar eine Dokumentation über Freelancer erstellt und betreibt auch einen spannenden Podcast von und für Freelancer.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Free (0€ / Monat) - Belege & Rechnungen, Kunden, Zeiterfassung, 200 MB Speicher
  • Premium (9,90€ / Monat) - zzgl. Banking (per Upload), Reports (EĂśR, UStVA), Steuerberaterzugang, Layouteditor uvm. + Rabatte bei Partnern

Wiso MeinBĂĽro Web

Buchhaltungssoftare Wiso MeinBĂĽro

Wiso MeinBuero Web gehört zur Buhl Data Service GmbH und damit zu einem Konzern mit rund 800 Mitarbeitern. Die Software wurde allerdings nicht von Buhl selbst entwickelt, sondern von Deltra, dem Unternehmen hinter Orgamax. Kein Wunder, dass beide Angebote fast identisch aussehen. Das ist aber kein Nachteil. Die Buchhaltungssoftware hat einen der intelligentesten Rechnungseditoren im Vergleich. Insgesamt ist die Software funktional. Ich persönlich würde mir teilweise weniger Klicks und mehr Flexibilität (z.B. bei Layouts) wünschen. Wie bei Sevdesk gibt es aber auch hier negative Stimmen z.B. zu Bugs & Support.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • XS (6€ / Monat) - bis 22k€ Jahresumsatz, Rechnungen & Belege, 1 Nutzer
  • S ( 16€ / Monat) - bis 200k€ Jahresumsatz, zzgl. Banking, Buchhaltungsreports, Kasse + Online Shop Schnittstelle (6€ / Monat fĂĽr jede weitere)
  • M (36€ / Monat) - bis 500k€ Jahresumstaz, zzgl. CRM & Warenwirtschaft, 2 Nutzer
  • L (99€ / Monat) - ab 500k€ Jahresumsatz

Es gibt immer mal wieder Rabatte, aber keine festen Rabatte fĂĽr Jahreszahlungen. FĂĽr NeugrĂĽndungen (innerhalb der letzten 6 Monate) gibt es 6 Monate gratis.

Orgamax Online

Buchhaltungssoftware Orgamax

Orgamax könnte man auch als das "Original" bezeichnen und wird von Deltra direkt angeboten. Optisch und funktional unterscheidet sich die Software kaum zu Wiso MeinBuero, allerdings gibt es bei Orgamax weniger Schnittstellen, inbesondere zu Shopsystemen. Orgamax unterstützt nur WooCommerce. Bei Wiso MeinBuero gibt es zusätzlich Schnittstellen zu Shopify und Shopware.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Startup (20€ / Monat) - bis 22k€ Jahresumsatz, Rechnungen & Angebote (hier nicht relevant, da keine Belegverwaltung)
  • Standard (40€ / Monat) - bis 200k€ Jahresumsatz, zzgl. Belege, Banking, 1 Shopanbindung (10€ / Monat fĂĽr jede weitere)
  • Plus (80€ / Monat) - bis 500k€ Jahresumsatz, zzgl. Artikel- und Bestandsverwaltung, Versandanbindung
  • Business (120€ / Monat) - ab 500k€ Jahresumsatz

Papierkram

Buchhaltungssoftware Papierkram

Papierkram kommt aus Wiesbaden und wird von der odacer finanzsoftware GmbH betrieben. Ziel des Unternehmens ist es, die Buchhaltung auch ohne Vorkenntnisse einfach und intuitiv zu gestalten. Das Produkt ist ansprechend, hat es aber nicht auf meine Empfehlungsliste geschafft. Grund dafür sind vor allem fehlende Automatisierungsfunktionen (wie z.B. eine automatische Texterkennung bei der Belegerfassung). Das erhöht den Zeitaufwand bei der Belegerfassung massiv. Wer sich daran nicht stört, sollte sich diese Lösung auf jeden Fall anschauen.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Free (0€ / Monat) - Rechnungen, Belege, 100MB Speicher (nicht relevant, da vermutlich keine rechtskonforme Archivierung)
  • Pro+ (10€ / Monat) - zzgl. eigene Layouts ohne Branding, GoBD -konforme Archivierung, DATEV Export, UStVa, EĂśR, Jahres-BWA, Banking (2 Konten, nur Abruf)
  • Team (25€ / Monat) - zzgl. beliebige BWA, Kundenportal + Online Zahlung, 5 Bankkonten, 5 Nutzer
  • Business (50€ / Monat) - inkl. 10 Bankkonten, 20 Nutzern

20% Rabatt bei jährlicher Zahlung + ein gepflanzter Baum pro Jahr.

Billomat

Buchhaltungssoftware Billomat im Vergleich

Billomat startete bereits 2007 als einer der Pioniere im Markt fĂĽr Buchhaltungssoftware und hat seitdem mehrere Investitions- und Verkaufsrunden inklusive Managementwechsel hinter sich. Nach dem Ausstieg der GrĂĽnder 2014 wurde Billomat mit neuem Team von NĂĽrnberg aus weiterentwickelt. 2021 wurde das Unternehmen von aifinyo aus Dresden ĂĽbernommen. Im objektiven Funktionsvergleich ist Billomat aus meiner Sicht inzwischen etwas hinter die Konkurrenz zurĂĽckgefallen. Die Software ist solide, bietet aber kaum Besonderheiten.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Professional ( 21€ / Monat) - Rechnungen & Belege
  • Business (36€ / Monat) - zzgl. Banking, DATEV Schnittstelle, Steuerberater Zugang, Integrationen (wie WooCommerce & Shopify), und mehr.
  • Enterprise (auf Anfrage) - zzgl. persönlichem Ansprechpartner und technischem Support

20% Rabatt bei jährlicher Zahlung.

Invoiz

Buchhaltungssoftware invoiz im Vergleich

Invoiz ist - wie auch Wiso MeinBuero - aus dem Hause Buhl Data. Mit Invoiz liegt der Fokus jedoch mehr auf Selbstständigen und Kleinunternehmen. Der Funktionsumfang ist deutlich abgespeckter, für meinen Geschmack zu abgespeckt. Die Rechnungsstellung überzeugt zwar, allerdings hapert es noch bei der Belegerfassung. Es gibt keine Texterkennung und der Weg, Daten per Hand zu erfassen, ist aktuell noch recht umständlich. Für 19€ / Monat mit nur jährlicher Abrechnung gibt es beim Wettbewerb definitiv mehr.

Tarife (bei jährlicher Zahlweise):

  • Free (0€ / Monat) - bis 17,5k€ Jahresumsatz, inkl. Rechnungen, Belege, Banking (nur Abruf). Reports & weitere Funktionen zubuchbar. Invoiz Branding auf Rechungen.
  • Standard (228€ / Jahr, entspricht 19€ / Monat) - bis 240k€ Jahresumsatz, inkl. Banking, 1 Nutzer (9€/Monat fĂĽr weitere), automatische Zahlungabgleich, Zeiterfassung.
  • Unlimited (468€ / Jahr, entspricht 39€ / Monat) - zzgl.  Abschläge, Mahnwesen, UStVA, digitale Angebotserstellung

Alle Tarife werden immer jährlich abgerechnet, es gibt keine Monatstarife!

Kontolino

Buchhaltungssoftware Kontolino

Hinter Kontolino! steckt Joachim Tuchel, der offenbar auch ohne großes Team eine umfangreiche Buchhaltungssoftware auf die Beine gestellt hat. Die Grundfunktionen sind alle vorhanden (Rechnungsstellung, E-Mail-Posteingang) und es gibt jede Menge Berichte und Auswertungen (z.B. eine BWA), sowohl für Einzelunternehmer als auch für GmbHs. Diese können periodengerecht erstellt und auf Wunsch direkt per ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt übermittelt werden. Abzüge gibt es für das wenig ansprechende Design und die übermäßige Verwendung von buchhalterischen Fachbegriffen. Das mag alles richtig und wichtig sein, kann aber Laien schnell überfordern.

Tarife (bei monatlicher Zahlweise):

  • Basis (9€ / Monat) - 1 Benutzer, max. 400 Beleg-Buchungen pro Jahr (hier nicht relevant, da keine Rechnungsstellung)
  • Standard (12€ / Monat) - 3 Benutzer, 2000 Buchungen und max. 25 Rechnungen pro Jahr, Banking (nur Abruf, 2 Konten), Elster Schnittstelle
  • Classic (16€ / Monat) - 3 Bnutzer, 5000 Buchungen & 100 Rechnungen pro Jahr, Banking Abruf mit 5 Bankkonten
  • XL (25€ / Monat) - 5 Nutzer, 10k Buchungen & 250 Rechnungen pro Jahr, 10 Bankkonten
  • XXL (39€ / Monat) - 5 Benutzer, 30k Buchungen & 2000 Rechnungen pro Jahr, 25 Bankkonten

Blick ins Innere: Bewertung nach Funktionen

Eine Buchhaltungssoftware hilft, den Finanzalltag für Online Unternehmer:innen einfacher zu gestalten und alle Anforderungen an eine ordentliche Buchhaltung zu erfüllen. Ob Affiliate, E-Commerce, Dienstleistungen oder digitale Produkte - wer online Geld verdient, muss Rechnungen schreiben, Belege verwalten und Zahlungen im Blick behalten. Dabei kommt kein Unternehmen ohne Ausgaben aus. Seien es Softwarekosten, Kontoführungsgebühren, Büromaterial, Produkte von Lieferanten und vieles mehr. Eine Buchhaltungssoftware hilft dabei, alle Einnahmen, Ausgaben und die dazugehörigen Zahlungen und Belege im Blick zu behalten und möglichst einfach und zeitsparend für die Meldungen an das Finanzamt oder den Steuerberater aufzubereiten.

Meine Bewertungskriterien sind:

  • Look (Ă„sthetik, Ăśbersichtlichkeit und Onboarding)
  • Feel (Klickfolge, User Experience & Funktionslogik)
  • Umfang & Smartness der Funktionen
  • Grad der Automatisierung
  • Erweiterbarkeit ĂĽber Schnittstellen & Addons
  • Preis fĂĽr die Software

Da ich hier "grüne mit roten Äpfeln" vergleiche, gehe ich die wesentlichen Funktionen durch und zeige, was mir bei welchen Anbietern besonders gut gefällt.

Rechnungen schreiben

Wer eine Rechnung schreiben möchte, muss auf bestimmte Pflichtangaben achten. Diese sind im §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) im Abs. 4 festgelegt:

  • Name und Anschrift
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • Rechnungsdatum
  • eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Produkt- oder Dienstleistung mit Bezeichnung und Menge
  • Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum
  • Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlĂĽsseltes Entgelt (und ggf. Rabatte)
  • Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
  • (im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass fĂĽr die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt).

Sind die Vorgaben erfĂĽllt, kann man sich bei der Gestaltung austoben. Es gibt keine bestimmte Anordnung der Inhalte, aber die Gestaltung des Briefpapiers hat sich bis heute durchgesetzt.

Bester Rechnungseditor

In einer modernen Buchhaltungssoftware können die Vorlagen über einen Design-Editor mehr oder weniger angepasst werden. Die meisten Anbieter bieten auch die Möglichkeit, ein eigenes Briefpapier hochzuladen. Invoiz, Lexoffice, WISO MeinBüro und Orgamax haben aus meiner Sicht einen sehr intelligenten Vorlageneditor für Rechnungen. Fehlende Kunden, Produkte oder sonstige Daten können direkt in der Rechnungsmaske ohne weitere Popups mit einem Klick als Stammdatensatz angelegt werden - und das ohne die Rechnungsmaske verlassen zu müssen. Das Design ist in jedem Fall ansprechend, aber leider überhaupt nicht flexibel.

Für wenig Individualität spricht auch, dass WISO MeinBüro und Orgamax insgesamt fast identisch aussehen. Kein Wunder, beide stammen vom gleichen Hersteller (Deltra).

Auch der Editor von Invoiz, das wie Wiso MeinBüro ebenfalls von Buhl Data stammt, funktioniert fast identisch. Hier gibt es zusätzlich noch eine zweite Seite mit Zahlungsaufträgen (Überweisungsträger, Zahlungslink und QR-Codes für GiroCode und PayPal.me).

Identische Rechnungsmaske bei Orgamax (links) und WISO Mein Buero (rechts)
Rechnung erstellen mit Invoiz

Bei Lexoffice lassen sich immerhin zusätzlich noch Spaltenbreiten und Schriftgrößen über den Editor anpassen. Bei Papierkram könnte man Änderungen sogar per CSS vornehmen (aktuell Beta), und bei SevDesk kann man schöne Designs käuflich erwerben. Leider reagierte bei meinem Test der Editor für die Selbsterstellung nicht. Wer bei der Platzierung und beim Design volle Flexibilität möchte, der ist mit FastBill am besten bedient. Mit dem Vorlageneditor können alle Felder ziemlich beliebig platziert werden. So flexibel bei der Vorlagengestaltung ist keine andere Buchhaltungssoftware im Vergleich.

Rechnungsvorlage bei FastBill
Rechnungsvorlage bei FastBill

Die Rechnungsmaske bei FastBill ist nicht so schlank und reduziert wie bei den anderen. DafĂĽr gibt es eine separate Live-Vorschau des Dokuments, die optional aktiviert werden kann.

Rechnung erstellen mit FastBill
Rechnung erstellen mit FastBill

Sehr gut gefällt mir auch der Layouteditor von Goodlance. Hier lassen sich die Designelemente auch schön in einem Layout platzieren und gestalten. In einer Grid-Ansicht lassen sich Inhalte einfach platzieren und auch bis zu 4 Spalten pro Zeile platzieren.

Goodlance Layouter

Keine Besonderheit bei der Rechnungsstellung oder der Vorlagengestaltung sehe ich hingegen bei Billomat oder Kontolino.

Belege erfassen

Belege sind in den meisten Fällen Rechnungen über Ausgaben, die im Unternehmen entstanden sind. Wer aber z.B. mit Affiliate Marketing sein Geld verdient, hat auch Gutschriften (Einnahmen), die ebenfalls als Beleg erfasst werden müssen.

Die Belegerfassung gehört zu den lästigsten Aufgaben im Buchhaltungsalltag. Denn in den meisten Fällen beginnt der Workflow schon, bevor man vor der Buchhaltungssoftware am Computer sitzt. Entweder kommen Rechnungen per E-Mail, per Post oder gar nicht, und man muss sie sich dann z.B. aus diversen Softwareangeboten selbst zusammensuchen. Um dies zu vereinfachen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Belege in die Buchhaltungssoftware zu bekommen:

  • per Upload ĂĽber den Browser
  • per Weiterleitung an eine E-Mail Inbox
  • per Scan App
  • per Automatisierung, z.B. ĂĽber ein Drittanbieter wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher (Scraper), oder wie FinHelper oder Flowers (virtueller Drucker + Inbox)
  • per Dropbox Anbindung

Beste Belegerfassung

Die beste Belegerfassung insgesamt haben aus meiner Sicht FastBill*, Sevdesk* und Lexoffice*. Alle drei bieten die Möglichkeit, Belege zu erfassen per:

  • E-Mail Inbox,
  • Upload,
  • GetMyInvoice oder InvoiceFetcher (Automatisch Belege von Online Diensten holen),
  • und per App.

Bei Buchhaltungsbutler gibt es zwar keine App, dafür aber zusätzlich eine Dropbox Anbindung.

Sind die Belege - auf welchem Weg auch immer - in der Software angekommen, müssen sie noch in einen Datensatz umgewandelt werden. Bei FastBill, Sevdesk, Lexoffice, Buchhaltungsbutler, WISO MeinBüro und Orgamax geschieht dies dank intelligenter Texterkennung nahezu automatisch. Wichtige Felder wie Name des Lieferanten, Datum und Fälligkeit, Betrag, Steuern und auch die Kategorie (Sachkonto) werden automatisch zugeordnet. Das spart viel Zeit!

Nur FastBill geht noch einen Schritt weiter. Hier kann im Premium-Tarif* auch die Erfassung und Kontrolle der Belege vollständig automatisiert werden.

Nicht überzeugt hat mich hingegen die Belegerfassung bei Invoiz. Hier ist die einzige native Möglichkeit, den Beleg im Webinterface hochzuladen und den entsprechenden Datensatz manuell zu erstellen. Es gibt weder eine Belegerkennung noch eine interaktive Darstellung, auf der man den Beleginhalt eingeben könnte.

Einen Schritt besser (aber auch nur einen) ist die Belegerfassung bei Papierkram. Hier werden Beleg und Datenfelder nebeneinander dargestellt, so dass man die Felder einfach abtippen kann. Eine automatische Erkennung oder ein Upload aus der Ferne (per Automatisierung oder Inbox) habe ich nicht gefunden. Dafür können erfasste Belege mit wenigen Klicks direkt an einen Kunden weiterberechnet werden. Bei Goodlance können Belege direkt bei der Erfassung einem Auftrag (Projekt) zugeordnet werden.

WISO MeinBüro und Orgamax gehen noch einen Schritt weiter. Hier können Belege entweder per Drag & Drop oder über eine App in einen Dokumentenbereich hochgeladen werden. Wer möchte, kann zumindest bei WISO MeinBüro auch die Erweiterung "Automatischer Belegabruf" a.k.a. GetMyInvoice buchen.

Wer Belege gerne per E-Mail einfach an eine Inbox in der Buchhaltungssoftware weiterleiten möchte, kann das bei Billomat, Buchhaltungsbulter, FastBill, SevDesk oder Kontolino machen. Bei Lexoffice ginge das auch über eine Erweiterung. Für mich im Buchhaltungsalltag ist das die beste Art, Belege zu erfassen.

Automatische Belegerkennung bei Sevdesk

Banking

Ein weiterer wichtiger Arbeitsbereich ist das Banking. Die Aufgabe ist es, ein- und ausgehende Zahlungen auf dem Geschäftskonto zu erfassen, und Überweisungen direkt aus der Buchhaltungssoftware zu tätigen.

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Tipp: Wenn du noch ein Konto für dein Business suchst, schau doch mal in meinen Geschäftskonto Vergleich.

Bis auf Goodlance verfĂĽgen alle Angebote in diesem Buchhaltungssoftware-Vergleich ĂĽber eine automatische Bankenintegration. Goodlance bietet aktuell nur einen CSV-Import an.

In den meisten Fällen sind die Open Banking Anbieter finAPI oder tink.com im Einsatz. Eine Anmeldung dort ist für dich als Nutzer einer Buchhaltungssoftware nicht erforderlich. Einmal angebunden, kann man über die Banking-Funktion bei allen Anbietern:

  • Transaktionen (ein- und ausgehend) auf einem oder mehreren Bankkonten (inkl. PayPal) abrufen
  • Ăśberweisungen tätigen
  • Belege zuordnen

Ich selbst nutze FastBill mit meinem Unternehmen, daher demonstriere ich die Funktionsweise mit Screenshots von dieser Software. Da die Funktionsweise bei allen Anbietern aber sehr ähnlich funktioniert, gibt es hier keinen klaren Gewinner. In einigen Fällen (z.B. auch bei FastBill) werden die für die Überweisung erforderlichen Felder automatisch über die Texterkennung erkannt und automatisch gefüllt.

Ăśberweisungen

Das integrierte Banking ermöglicht, Überweisungen vom Geschäftskonto direkt in der Buchhaltungssoftware und am Beleg durchzuführen, ohne, dass dafür ein separates Banking Tool benötigt wird. In den meisten Fällen werden IBAN, Betrag und Verwendungszweck automatisch erkannt, sodass eine Überweisung wirklich mit wenigen Klicks erledigt ist.

Ăśberweisung einer Eingangsrechnung mit FastBill

Nach Klick auf "Weiter zur Bestätigung" öffnet sich das Interface von finAPI, in dem dann nochmal alles dargestellt und mit einer TAN oder dem jeweiligen Verifizierungsverfahren der Bank die Überweisung bestätigt werden kann. Danach landet man wieder automatisch in FastBill. Die Zahlung wurde dann entsprechend hinterlegt.

Ăśberweisung in der Buchhaltungssoftware durchfĂĽhren mit finAPI

Zuordnung von Banktransaktionen zu Belegen

Nicht nur Überweisungen sind interessant, sondern auch die Zuordnung von Zahlungen auf dem Konto zu Belegen. Bei allen Anbietern gibt es eine Übersicht, in der Zahlungen Belegen zugeordnet werden können. Auch beleglose Transaktionen (z.B. Kontoführungsgebühren) können hier erfasst werden.

Zuordnung von Transaktionen auf dem Bankkonto in FastBill

Auswertungen & Reports

Um monatliche Einnahmen und Ausgaben bestmöglich im Blick zu haben, bieten alle Buchhaltungssoftware Tools im Vergleich unterschiedliche Auswertungen an. Die einen fokussieren sich mehr auf eine zeitorientierte Darstellung und grafisches Design (z.B. Goodlance und FastBill), die anderen nutzen eher klassische Tabellenformate (wie Sevdesk oder Lexoffice). Zu den Reports zählen z. B.

  • Einnahmen-Ăśberschuss-Rechnung (EĂśR) - fĂĽr Selbständige
  • Bilanz- fĂĽr Unternehmen
  • Gewinn und Verlust (GuV)
  • Einnahmen-Ausgaben
  • BWA
  • Umsatzsteuer (+Möglichkeit zur Voranmeldung)

Nicht jedes Angebot hat jeden Report im Repertoire. Auch fällt auf, dass die meisten Anbieter sich für die Fachsprache eines Buchhalters/Steuerberater entschieden haben (z.B. bei Buchhaltungsbutler und Kontolino), wohin gegen andere Wert auf eine schöne Darstellung und auch für Laien verständnisvolle Begriffe legen (z.B. bei FastBill und Papierkram).

Bei fast allen Angeboten sind die meisten Reports mit einem Klick aufrufbar. Bei Buchhaltungsbutler und Kontolino müssen diese erst pro Zeitraum generiert werden. Bei Goodlance und FastBill gibt es schöne Auswertungen mit zeitlicher und farblicher Kennzeichnung. Billomat bietet ein schönes Dashboard an, auf dem verschiedene Kennzahlen auf einmal gut dargestellt werden.

Kontolino Darstellung einer BWA
EĂśR erstellen bei Sevdesk

Beste Reports

Wer Wert auf viele Reports legt und mit Buchhaltungs-Jargon klarkommt, der ist bei Buchhaltungsbutler, WISO MeinBĂĽro, Kontolino oder Orgamax gut aufgehoben. Einen guten Kompromiss haben aus meiner Sicht SevDesk, Lexoffice, Goodlance und Papierkram geschafft. Wer keine Lust auf Fachbegriffe hat und auf farblich gestaltete Auswertungen hat, der ist bei FastBill gut aufgehoben.

Letzte Umsätze Darstellung bei FastBill

Schnittstellen

Zu den wichtigsten Schnittstellen zählen neben der zum Bankkonto auch die zum Finanzamt (per ELSTER) und die zum Steuerberater (meist DATEV). Folgende Buchhaltungssoftware Angebote bieten die Möglichkeit, eine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) direkt an das Finanzamt zu übermitteln:

Automatisch per ELSTER Anbindung:

  • FastBill
  • Sevdesk
  • Lexoffice
  • Buchhaltungsbutler
  • Kontolino
  • WISO Mein BĂĽro
  • Orgamax

Per XML Export (muss dann auf elster.de hochgeladen werden):

  • Papierkram
  • Invoiz
  • Goodlance

Gar nicht(?):

  • Billomat, zumindest fĂĽr neue Account (s. FAQ).

Und wie sieht es mit einer DATEV Schnittstelle aus? Wenn du mit einem Steuerberater arbeitest, der monatliche deine Belege benötigt, kannst du sie mit diesen Tools einfach automatisch über die DATEV Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 (ehemals DATEVconnect) übermitteln.

Warum ein DATEV Export die DATEV Schnittstelle nicht ersetzt: Ein Export liefert i. d. R. keine Belegverknüpfung mit, sodass der Steuerberater bei der Übernahme aller Buchungssätze diese händisch zum Beleg zuordnen muss - ein zeitaufwändiger Schritt! Die fehlende Zuordnung erkennt man daran, dass die Spalte "Beleglink" im Export leer ist. Bei der DATEV Schnittstelle Rechnungsdatenservice 1.0 werden Belege üblicherweise immer mit übergeben.

Mit Rechnungsdatenservice 1.0 DATEV Schnittstelle arbeiten:

  • FastBill
  • Sevdesk
  • Lexoffice
  • Wiso MeinBĂĽro
  • Orgamax

Keine Schnittstelle, aber einen einfachen DATEV Export (den du dann an deinen Steuerberater schickst) bekommst du bei:

  • Buchhaltungsbutler
  • Papierkram
  • Kontolino
  • Billomat

Keine Aufbereitung fĂĽr DATEV habe ich gefunden bei:

  • Goodlance
  • Invoiz

Besonderheiten & Zusatzfunktionen

Neben den wichtigsten Standardfunktionen bietet viele der Anbieter noch weitere Funktionen, die für den ein oder andere Anwendungsfall spannend sein können. Da diese Funktionen nicht alle betreffen, gibt es hier noch eine grobe Übersicht:

Wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben (Abos, aber ohne automatische Zahlung) können erstellt werden mit:

  • FastBill
  • Wiso MeinBĂĽro
  • Orgamax
  • Sevdesk
  • Lexoffice
  • Invoiz
  • Billomat

Eine direkte E-Commerce-Schnittstelle, um Rechnungen aus Online-Shops zu erstellen, findest du bei:

  • Sevdesk
  • Lexoffice
  • Buchhaltungsbutler
  • Wiso MeinBĂĽro
  • Orgamax (nur WooCommerce)
  • Billomat (nur Shopify und WooCommerce)

In einem separaten Beitrag habe ich auch Lösungen zusammengefasst, um Shopify Rechnungen zu erstellen.

Wenn-Dann-Regeln kannst du definieren bei

  • Buchhaltungsbulter

Aufgaben (ToDos) fĂĽr dich selbst oder dein Team kannst du anlegen bei

  • Wiso MeinBĂĽro
  • Orgamax
  • Sevdesk
  • Lexoffice
  • FastBill (nur als Kommentare an Dokumenten)
  • Goodlance (inkl. Basis Projektmanagement)

Abschlagsrechnungen kannst du erstellen mit

  • Lexoffice
  • Sevdesk
  • Wiso MeinBĂĽro
  • Orgamax
  • Invoiz

Fazit - welche Buchhaltungssoftware ist nun die beste?

Der Buchhaltungssoftware Markt in Deutschland bietet viele tolle Optionen. Welche Software die richtige ist, hängt davon ab, ob man sein Geld als Dienstleister oder eher als Online Händler verdient, bzw. ob man als Solo-Unternehmer:in oder als Team mit einer Kapitalgesellschaft aktiv ist. Daraus leiten sich dann Anforderungen an Funktionen ab, die man bei einige Angeboten mehr findet, und bei anderen weniger.

DarĂĽber hinaus gibt es noch weiche Faktoren, wie z.B. die User Experience (Look & Feel) und auch die Sprache, bzw. die Kommunikation. Einige Anbieter haben sich voll und ganz dem Buchhalter-Sprech hingegeben, wohingegen andere versuchen, auch fĂĽr Laien ein Umfeld zu schaffen, das sich gut anfĂĽhlt.

Der letzte wichtige Bewertungsfaktor für mich ist die Automatisierung. Je höher der Grad der Automatisierung, desto mehr Zeit lässt sich bei kleinen Handgriffen im Alltag sparen. Besonders bei der Belegerfassung und dem Banking ist das Einsparpotenzial am größten. Mit dem richtige Setup lässt sich so ein Monatsabschluss auf sehr kurze Zeit beschränken, sodass die aufzubringende Zeit für die Buchhaltung minimal ist.

Meine Empfehlungen

Mein Overall-Favorit für Dienstleister und Affiliate Marketer ist FastBill* (sowohl für Einzelunternehmer, also auch GmbHs und UGs mit Team). Die Mischung aus User Experience, Automatisierung und Preis liegt für mich vorne. Mit dem Banking lassen sich nicht nur Zahlungen abrufen und zu Belegen matchen, sondern auch Überweisungen mit einem Klick ausführen. Der Steuerberater oder die EÜR können per DATEV- oder Elster-Schnittstelle übermittelt werden. Wem zusätzlich viele Reports wichtig sind (und ein schönes Design weniger), dem würde ich Buchhaltungsbutler*, Sevdesk* oder Lexoffice* empfehlen, wobei Lexoffice preislich die Nase vorn hat und auch weniger unzufriedene Stimmen im Internet zu hören sind.

Für Freelancer, die ihr Leistungen nach Stunde abrechnen, ist Goodlance eine richtig gute Lösung, besonders für den Einstieg. Im Vergleich ist Goodlance auch mit am günstigsten und hat einen sehr schönen Layouter für individuelle Rechnungsdesigns. Mich stört allerdings hier, dass es keine automatisierte Bankingintegration gibt und die Abgabe der EÜR derzeit nicht per Elster-Schnittstelle, sondern nur per XML Upload möglich ist.

Für Onlinehändler, die mit dem Tool auch Rechnungen direkt für Bestellungen aus dem Onlineshop erstellen wollen, empfehle ich Lexoffice*, Wiso MeinBüro, Billomat* oder Buchhaltungsbutler*. Zwar geht das auch mit Sevdesk*, allerdings sind die Sevdesk Stimmen in diversen Facebook Gruppen gerade nicht so positiv, deshalb keine aktive Empfehlung von mir. Auf dem Papier sieht aber auch Sevdesk gut aus für Händler. Orgamax finde ich persönlich zu teuer im Vergleich und bietet auch nur eine WooCommerce Schnittstelle.

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Tipp: Überlege, ob du für deinen Online Shop nicht ein zusätzliches Tools für die Rechnungsstellung nutzen möchtest, besonders, wenn du viele Bestellungen abwickelst. Damit behältst du auch eine guten Überblick in der "eigentlichen" Buchhaltung, in der du z. B. lediglich die Umsätze von deinem Zahlungsdienstleister und deine Ausgaben erfasst. Gute und relativ günstige Alternativen für die Shop Rechnungsstellung sind z.B. Billbee* (auch für Lagerverwaltung & Versand - hier mein Review) oder Easybill*.
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