Buchhaltung für Unternehmer: Ein Guide für Nicht-Experten (inkl. Kosten und Tool-Tipps)

Buchhaltung macht den wenigsten Unternehmern Spaß. Hier lernst du, was zu tun ist und wie du einzelne Aufgaben automatisieren kannst.
Buchhaltung für Selbständige

Buchhaltung ist für viele Selbstständige ein gefürchtetes Wort. Kein Wunder, denn Buchhaltung kostet Zeit und Nerven und verdient kein Geld. Im Gegenteil, es kostet Geld, Zeit und manchmal auch Nerven. Das muss es aber nicht. In diesem Artikel möchte eine Übersicht über die wichtigsten Grundlagen der Buchhaltung für Unternehmer (in Deutschland) geben und zeigen, warum Buchhaltung gar nicht so schlimm muss. Erfahre, wie Buchhaltung, was Buchhaltung kostet und welche Tools dir dabei im Alltag helfen können.

Buchhaltung Grundlagen: Ein Guide ohne Fachwörter

Wer nach Buchhaltung googelt, der findet jede Menge Artikel mit teilweise sehr ausführlichen Beschreibungen von Fachbegriffen, bei denen man irgendwann nicht mehr hinterherkommt. Ja, Buchhaltung ist ein trockenes und formelles Thema. Aber es auch ein Thema, um das wir als Unternehmer nicht herumkommen.

Für diesen Beitrag habe ich habe mich dagegen entschieden, einen Blumenstrauß an Fachbegriffen zu verwenden. Stattdessen versuche ich das Thema anhand von täglichen oder monatlichen Abläufen zu erläutern. Einen Anspruch auf Vollständigkeit gibt es hier nicht, dafür aber jede Menge Relevanz für uns Online Unternehmer im Alltag. Ich selbst habe seit über 10 Jahren eine Kapitalgesellschaft (erst UG, jetzt GmbH). Als Ex-Gründer einer Buchhaltungssoftware (FastBill) habe ich mich auch lange fachlich mit dem Thema auseinandergesetzt.

Brauche ich einen Steuerberater?

Buchhaltung setzt viel Grundwissen woraus. Wer sich gerade erst selbstständig macht, der hat so viele Dinge und Ideen im Kopf, die eigentlich keinen Platz für lästige Buchhaltungsaufgaben lassen. Vor allem stehen am Anfange ein paar essenzielle Fragen wie:

  • Brauche ich einen Steuerberater?
  • Was kann ich selbst machen?
  • Was kostet die Buchhaltung?
  • Was kostet der Steuerberater?
  • Welche Tools brauche ich?

Buchhaltung im Überblick: von B wie Buchführung bis S wie Steuerberater

Bei Wikipedia steht, dass Buchhaltung eine Organisationseinheit (also eine Abteilung) ist, die die Buchführung (also das Führen der Bücher) macht, und zwar rund um die Finanzen. Für uns Unternehmer hat sich Buchhaltung im allgemeinen Sprachgebrauch als das etabliert, was eigentlich die Finanzbuchführung ist. Ok, aber was ist das jetzt genau?

Kommt drauf an! Am besten machst du es dir bequem und liest die nächsten Absätze einfach mal von oben nach unten durch. Danach sind deine Fragen vermutlich weitestgehend beantwortet.

Buchhaltung für Selbstständige & Unternehmen: Was ist wann zu tun?

Hinweis & Disclaimer: Hier werden die aus meiner Sicht relevanten Aufgaben für kleine Unternehmen erwähnt. Es gibt auch Unterschiede, abhängig von der Rechtsform (s.u.). Ich bin außerdem kein Steuerberater! Dieser Artikel stellt also auch keine Beratung dar. Alle Aussagen basieren auf meinen eigenen Erfahrungen und Recherche, und haben weder Anspruch auf Vollständigkeit, noch auf Richtigkeit.

Wer als Unternehmer davon spricht, Buchhaltung zu machen, der meint in der Regel folgenden Aufgaben:

Tägliche Aufgaben in der Buchhaltung

  • Rechnungen schreiben (Debitorenbuchhaltung)
  • Belege sammeln (Kreditorenbuchhaltung)
  • Zahlungen kontrollieren und zu Rechnungen & Belegen zuordnen
  • Liquidität im Blick behalten, damit du weißt, was du dir leisten kannst.

Monatliche Aufgaben in der Buchhaltung

  • Kontierung (s. weiter unten)
  • Gehaltszahlungen
  • Beleglose Transaktionen ermitteln (z.B. Kontoführungsgebühren & Mietzahlungen)
  • Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa)*
  • Rentabilität im Blick behalten, damit du weißt, ob dein Unternehmen „gesund“ arbeitet.

Jährliche Aufgaben in der Buchhaltung

  • Jahresabschluss erstellen und an das Finanzamt übermitteln
  • Einkommenssteuererklärung

Darüber hinaus gibt es Besonderheiten, die abhängig von der Unternehmensform und -größe sind:

Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa)

Für Kapitalgesellschaften (z.B. UG, GmbH) sind der Tag des Umsatzes und der Tag der Zahlung relevant (Soll-Versteuerung). Umsätze (Rechnungen) ohne Zahlungseingang müssen bei der UStVa berücksichtigt werden. Für kleine Einzelunternehmen ist nur der Tag der Zahlung relevant (Ist-Versteuerung). Was nicht bezahlt wurde, muss nicht per UStVa an das Finanzamt gemeldet werden. Mehr dazu findest du weiter unten.

Gehaltszahlungen

Kapitalgesellschaften selbst können selbst kein Gehalt verdienen. Wenn du also eine UG oder GmbH hast, musst du dich selbst per Geschäftsführervertrag anstellen und dir ein Gehalt (auch: Lohn) zahlen, auch als Geschäftsführer. Das Gehalt ist i.d.R. immer gleich, solange bis es (im Falle des Geschäftsführers durch einen formlosen Gesellschafterbeschluss) angepasst wird. Ein Einzelunternehmer hingegen ist nicht angestellt, sondern hat am Monatsende die Einnahmen, abzüglich der Ausgaben als "Gehalt", bzw. Einkommen übrig. Für mehr Ordnung empfiehlt es sich ein separates Geschäftskonto zu führen.

Jahresabschluss

Kapitalgesellschaften und große Einzelunternehmen (ab 60.000€ Gewinn oder 600.000€ Umsatz) müssen zum Jahresabschluss eine Bilanz und eine GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) erstellen. Zum Start ist eine Eröffnungsbilanz erforderlich. Die Bilanz muss auch jedes Mal im Handelsregister veröffentlicht werden.

Für kleine Einzelunternehmer reicht statt Bilanz und GuV eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) aus, in der lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenüber gestellt werden. Auch ein Einzelunternehmer muss aber eine Einkommenssteuererklärung machen, in der die das Einkommen aus den gewerblichen Tätigkeiten entsprechend versteuert werden. Der Angestellte (in einer UG/GmbH) macht die Einkommensteuererklärung hingegen nur privat. Die Basis ist hier die Lohnabrechnung.

Debitorenbuchhaltung: Einnahmen verwalten

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Mein Tipp: selber machen!

Egal, ob du Rechnungen für deine geleisteten Stunden oder für deine verkauften Produkte schreibst, oder ob du z.B. als Affiliate Einnahmen (Gutschriften) bekommst, es sind Einnahmen. Diese Einnahmen kommen von einem Debitor. Ein Debitor ist jemand, dir eine Zahlung für eine Leistung oder ein Produkt schuldet, die du erbracht hast. Das sind i.d.R. deine Kunden und Affiliate-Partner, mit denen du eine gute Beziehung pflegen solltest, um auch künftig Aufträge/Verkäufe zu erhalten.

Deine Aufgabe in der Buchhaltung ist es, die Kunden und die dazugehörigen Einnahmen (Umsätze) im Blick zu behalten. Das beginnt mit dem ordentlichen Abspeichern aller Kundeninformationen und geht weiter über das Erstellen und Versenden von Rechnungen. Auch Einnahmen, die du per Gutschrift bekommst, sind Einnahmen. Für die Buchhaltung sind beides gleichwertige Einnahmen.

Ein zweiter wichtiger Schritt ist die Kontrolle von Zahlungen. In der Buchhaltung sind die Rechnung (die Forderung gegenüber dem Kunden) und die Zahlung zwei verschiedene paar Schuhe. Die Buchung ist erst dann vollständig, wenn die Zahlung zur offenen Forderung (der Rechnung) auch eingegangen ist und entsprechend erfasst wurde.

Dabei ist nicht nur der Zahlungseingang wichtig, sondern auch, wo (auf welchem Konto) du das Geld erhalten hast. Wurde es auf dein Bankkonto überwiesen, an dein Amazon Konto, per PayPal oder vielleicht sogar einfach in Bar (in deine Kasse) gezahlt? Diese Information ist ebenso wichtig und für deine Buchhaltung relevant. Sie sollte mit jeder Einnahme und Ausgabe daher immer mit festgehalten werden.

Falls ein Kunde übrigens mal nicht bezahlt, gehört auch das Erstellen von Mahnungen oder Zahlungserinnerungen zur Debitorenbuchhaltung mit dazu.

Die Debitorenbuchhaltung umfasst alle Leistungen von Personen oder Unternehmen, die dir für eine Leistung oder ein Produkt Geld bezahlen, die du erbracht hast.

Kreditorenbuchhaltung: Ausgaben verwalten

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Mein Tipp: selber machen!

Kein Business funktioniert komplett ohne Ausgaben. Denn Ausgaben sind nicht nur große Einkäufe als Händler oder Anschaffungen für neue Technik, sondern auch z.B. auch Kontoführungsgebühren, Softwarekosten, Miete oder der Kaffee im Office.

Kreditoren sind Lieferanten oder Dienstleister, von denen du etwas für dein Unternehmen einkaufst. Kleine Merkhilfe: Beim Kreditor bekommst du einen Kredit in Form eines Produktes oder einer Leistung, für die du irgendwann bezahlen musst.

Wenn du also deine Ausgaben für dein Business verwaltest, dann musst du ebenso wie bei den Einnahmen wissen, was wann gekauft wurde und wann du wie bezahlt hast. Genau wie bei den Einnahmen musst du auch hier unterscheiden zwischen dem Konto, von dem du bezahlt hast (z.B. Cash, PayPal, Bankkonto, etc.).

Rentabilität & Liquidität

Hast du die Einnahmen und Ausgaben beisammen, dann weißt du auch automatisch wie es um dein Business steht! Wie viel hast du eingenommen, wie viel hast du ausgegeben und was ist noch zu bezahlen (an dich, bzw. von dir)?

Die Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben pro Monat z. B. zeigt dir die Rentabilität in einem gewissen Zeitraum an. Beispiel: Wenn du ein Produkt für 10 EUR einkaufst und für 30 EUR verkaufst (Umsatz), und dann noch Kosten für Marketing, Support und den Betrieb eines Online-Shops (in Summe 5 EUR) abziehst, bleiben 15 EUR übrig (Steuern habe ich jetzt mal vernachlässigt in dem Beispiel). Die Nettomarge des 30 EUR-Umsatzes liegt also bei 15 EUR (und damit 50%). Nicht schlecht, das ist eine gute Rentabilität.

Auch ohne BWL-Studium solltest du wissen, dass du am Ende mehr Einnahmen als Ausgaben haben solltest, und zwar nach Abzug aller direkten und indirekten Kosten. Direkte Kosten sind z.B. für das eingekaufte Produkt und die Verpackung. Indirekte Kosten sind z.B. Support, Software, Miete, usw. Für einen bestimmten Zeitraum kann die Rentabilität auch mal negativ sein (z.B. durch Investitionen). Langfristig nimmt ein gesundes Unternehmen aber mehr ein, als es ausgibt.

Unabhängig von der Rentabilität solltest du aber auch die Liquidität deines Unternehmens im Blick behalten. Wenn du z.B. zwar 20.000€ Umsatz gemacht hast, die aber erst in 3 Monaten bezahlt werden, dann kannst du die kurzfristig anfallenden Ausgaben (z.B. dein Gehalt, deine Miete, etc.) ggf. nicht bezahlen. Um solche Liquiditätsengpässe zu vermeiden, solltest du vorausschauend planen und immer dafür sorgen, dass ausreichend liquide Mittel (also Geld auf dem Konto) vorhanden sind. Dafür gibt es auch Tools, die dabei helfen. In meinem Review von Agicap, einer Software für Liquiditätsmanagement, siehst du, wie das aussehen kann.

Kontierung: Zuordnung der Quelle und Art der Einnahmen & Ausgaben

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Mein Tipp: selber machen und vom Steuerberater kontrollieren lassen

In der Buchhaltung sind nicht nur Einnahmen und Ausgaben wichtig, sondern auch die Art der Einnahmen und Ausgaben, und wo die Zahlung dazu jeweils geflossen ist (von welchem Bank- oder Zahlungskonto).

Die Art der Einnahmen werden über ein sogenanntes Sachkonto zugeordnet. Sachkonten sind nicht beschreibend, sondern mehrstellige Zahlen. Die DATEV (der Anbieter der Software, die am weitesten in Deutschland unter Steuerberatern verbreitet ist) hat dafür bestimmte Standards entwickelt. Die bekanntesten Standardkontenrahmen (SKR) sind 03 und 04 (also SKR03 und SKR04). Diese haben sich in der Praxis für kleine Unternehmen in Deutschland etabliert. Die wichtigsten Sachkonten im Buchhaltungs-Alltag für einen Durchschnitts-Onlineunternehmer wie mich sind im SKR03:

Einnahmen / Erlöse

  • Erlöse 19%: 8400
  • Erlöse 7%: 8300
  • Kleinunternehmererlöse: 8195
  • Privateinlage: 1890
  • Sonstige Erträge: 2700
  • Sonstige steuerfreie Umsätze (z. B. § 4 Nr. 2-7 UStG) (zB Drittland): 8150
  • Nicht steuerbare Umsätze Drittland (z.B. für Affiliate Provisionen aus den USA): 4338
  • Sonstiges: 1590
  • Steuerfreie Umsätze: 8100
  • Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen § 4 Nr. 1b UStG: 8125

Ausgaben / Aufwendungen

  • Bewirtungskosten: 4650
  • Büroeinrichtung: 420
  • Forderungen aus Lieferung und Leistung: 1400
  • Fremdleistungen und Fremdarbeiter: 4909
  • Gehälter: 4120
  • Geringwertige Wirtschaftsgüter: 480
  • Geschenke abzugsfähig ohne § 37: 4630
  • Kontoführungsgebühren: 4970
  • Marketing Kosten: 4610
  • Material- und Stoffverbrauch: 4000
  • Miete: 4200
  • Privatentnahme: 1800
  • Reisekosten Arbeitnehmer: 4660
  • Reisekosten Unternehmer: 4670
  • Sonstige Raumkosten: 4280
  • Sonstiges: 1590
  • Sozialversicherungen: 4130
  • Telefon und Internet: 4920
  • Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung: 1600
  • Versicherungen: 4360
  • Wareneingang 19%: 3400
  • Wareneingang 7%: 3300

Den kompletten SKR03 findest du hier.

Die Kontierung umfasst die Zuordnung der Sachkonten (s. oben) zu jedem einzelnen Belege und zu jeder einzelnen Rechnung. Auch Zahlungsbewegungen ohne Rechnung (z.B. Kontoführungsgebühren) müssen kontiert werden. Das ist eine Fleißarbeit, die typischerweise von einem Buchhalter (manchmal auch vom Steuerberater) angeboten wird. Meine Meinung nach kann man das mit einer modernen Buchhaltungssoftware aber auch selbst machen. Gute Angebote sind z.B.

Diese Tools kosten nur wenige Euro pro Monat und helfen, indem sie z. B. Belege automatisch erkennen und das richtige Sachkonto auch von alleine zuordnen.

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Info: Ich habe 2011 FastBill mitgegründet und bis 2018 als CMO mit aufgebaut. 2021 wurde FastBill verkauft, und damit auch meine Anteile. Ich stehe also (wieder) völlig neutral dem Markt gegenüber und empfehle alle Lösungen, die mir empfehlenswert erscheinen. Ich habe auch einen Umfang Buchhaltungssoftware Vergleich erstellt.

Lohnabrechnung: Gehaltszahlungen

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Mein Tipp: Vom Buchhalter oder Steuerberater machen lassen

Die Lohnabrechnung ist eigentlich nur in Kapitalgesellschaften (wie GmbH oder UG) relevant. Für Einzelunternehmer gibt es ja kein festes Gehalt im eigentlichen Sinne, sondern ist vielmehr ein Überschuss aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben. Es kann hier also mal gute und mal schlechte Monate geben, in denen mal mehr und mal weniger Überschuss da ist.

Die Lohnabrechnung kann mit entsprechenden Tools ebenfalls sehr einfach erledigt werden. Da dies ein Standardprozess für Steuerberater, und das Fehlerpotential hoch ist, empfehle ich die Lohnabrechnung an einen Steuerberater oder Buchhalter auszulagern. Das kostet nicht mehr als ein paar Euro pro Mitarbeiter und Monat. Es gibt aber auch Lohnabrechnungs-Services wie z.B. Payfit. Das Buchhaltungstool Lexoffice* bietet ebenfalls eine Lohnabrechnung als Zusatzfunktion mit an.

Der Lohnauszug ist das Dokument, was du auch als „normaler Angestellter“ vielleicht vor deiner Selbstständigkeit bekommen hast. Es ist auch der Nachweis über Zahlungen von z.B. Krankenkassenbeiträgen, Rentenversicherung, Sozialversicherungsbeträgen, etc. Wer hier Fehler macht, dem drohen ggf. Nachzahlungen und der bekommt vielleicht sogar weniger Rente?! Für ein paar Euro pro Monat lagere ich diese Aufgabe gerne aus.

Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)

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Mein Tipp: Vom Steuerberater machen lassen, wenn eine UG oder GmbH hast.

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist eine Meldung deiner zu zahlenden Steuern an das Finanzamt. Diese werden dann ein paar Tage später entweder eingezogen oder müssen von dir überwiesen werden. Ziel der regelmäßigen Voranmeldung ist es, dich als Unternehmer davor zu bewahren, dass dir zum Jahresende eine sehr große Zahlung überraschend das unternehmerische Rückgrat bricht, weil du dann vielleicht nicht mehr über ausreichende Liquidität verfügst. Es macht daher durchaus Sinn die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abzugeben. Standardmäßig muss die UStVA immer bis zum 10. des Folgemonats abgegeben werden, kann aber auch über eine Dauerfristverlängerung ausgeweitet werden. Das konkrete Intervall hängt allerdings von der Steuerschuld des Vorjahres ab:

  • Über 7.500 Euro: Abgabe jeden Monat
  • Unter 7.500 Euro: Abgabe jedes Quartal
  • Unter 1.000 Euro: Befreiung zur unterjährigen Abgabe möglich, sodass nur einmal im Jahr gemeldet und gezahlt werden muss

Die Meldung an das Finanzamt erfolgt dabei elektronisch. Dafür kannst du entweder das Portal Elster.de verwenden oder eine Buchhaltungsoftware mit Elster-Schnittstelle. Diese Aufgabe wird in der Praxis von vielen Unternehmen selbst erledigt, kann aber auch genauso gut vom Steuerberater gemacht werden (Ich lasse es vom Steuerberater machen).

Wenn es zu komplex zum Selbermachen wird

Die Herausforderung ist allerdings nicht die Meldung, sondern die richtige Ermittlung der zu zahlenden Vorsteuern. Ein Rechenbeispiel, wie die zu zahlende Vorsteuer berechnet wird:

Du machst in einem Monat einen Nettoumsatz von 100 € und kommst mit einer MwSt. von 19 % auf einen Bruttobetrag von 119 €, den dein Kunde an dein Bankkonto bezahlt. Diesen Einnahmen stehen Ausgaben in Höhe von 50 € netto (59,50 € Brutto) gegenüber, die ebenfalls auf dein Bankkonto bezahlt wurden. Bleibt es in diesem Monat dabei, hast du eine zu zahlende Steuerlast von 19 € - 9,50 € = 9,50 €, die du an das Finanzamt zahlen musst.

So weit, so einfach. In meiner täglichen Praxis gibt es jedoch viele Sonderfälle, die das Fehlerpotential erhöhen. Aus meinem eigenen Alltag sind das z.B.:

  • Rechnungen & Belege in unterschiedlichen Währungen (z.B. EUR & USD)
  • Belege ohne Steuern aus Drittländern (Z.B. für Softwaretools aus den USA)
  • Rechnungen von Unternehmen aus der EU mit und ohne Ausweis von MwSt. (z.B. eBay, Amazon, Facebook, Google, etc.). Hier greift das Reverse Charge Verfahren, die die Steuerlast auf mich umdreht. Die Belege einfach mit 0 % Steuern beim Finanzamt zu melden, wäre einfach falsch!
  • Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze (7 % vs. 19 %)
  • One Stop Shop (OSS) Zahlungen für Produkte, die ich selbst ins EU-Ausland verkaufe (müssen zu jeweils lokalen Steuersätzen im Land des Kunden versteuert werden)
  • Zahlungseingänge an vielen verschiedenen Stellen (z.B. Amazon, Bankkonto, mehrere PayPal Konten, etc.). Letztlich muss jede Zahlung zu jeder Bestellung jedem Beleg nachvollziehbar sein. Eine Sammelüberweisung von Amazon zu erfassen, die auf das Konto gezahlt wird, ist nicht ausreichend.

Das sind nur einige Beispiele, die die Umsatzsteuervoranmeldung in meiner GmbH komplex werden lassen. Die Gefahr hier Fehler zu machen und damit eine ungeplante, große Nachzahlung zu bekommen, ist auf jeden Fall präsent. Ich habe mich daher auch dafür entschieden, diese Aufgabe von meinem Steuerberater machen zu lassen.

Es gibt übrigens auch Sonderfälle, die von der Umsatzsteuervoranmeldung befreit sind. Dazu zählen neben diversen Berufsgruppen (wie z.B. Ärzten und Versicherungsmaklern) vor allem Kleinunternehmer, die vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz gemacht haben und die im laufenden Kalenderjahr maximal 50.000 Euro Umsatz erwarten. Wer innerhalb dieser Grenze liegt, kann die Kleinunternehmerregelung (bei Sevdesk gut erklärt)* in Anspruch nehmen.

Bilanz & GuV oder EÜR: Der Jahresabschluss

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Mein Tipp: Vom Steuerberater machen lassen

Der Jahresabschluss. Ein großes Wort, was aber eigentlich ganz klein wird, wenn das ganze Jahr über ordentlich gearbeitet wurde. Der Jahresabschluss ist eine steuerliche Bestandsaufnahme zum Jahresende, in der die Umsätze, Salden und Gewinne ermittelt werden. Die Form des Jahresabschlusses hängt von der Unternehmensform, sowie von der Umsatz- und Gewinngröße ab.

Für große Einzelunternehmer & Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, etc.)

Kapitalgesellschaften müssen zum Jahresabschluss eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) sowie eine Bilanz erstellen. Das betrifft ebenso Einzelunternehmer mit einem jährlichen Umsatz über 600.000 Euro oder einem Gewinn über 60.000 Euro.

Für kleine Einzelunternehmer

Für Einzelunternehmer ist eine Bilanz ist nur bei großen Umsätzen oder Gewinnen erforderlich (s.o.). Im Durchschnittsfall reicht aber eine EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) aus. Freiberufler (bestimmte Berufsgruppe) sind übrigens nicht an irgendeine Grenze gebunden. Hier reicht immer eine EÜR aus. Noch eine Ausnahme sind Kleinstunternehmen mit weniger als 22.000€ Jahresumsatz. Hier reicht auch eine formlose Gewinnermittlung für die Steuer aus. Wie genau die EÜR funktioniert, kannst du hier nachlesen (bei FastBill gibt's auch eine Vorlage)*.

Kann man den Jahresabschluss auch selber machen?

Als Geschäftsführer kannst du deine Bilanz und die GuV rechtlich auch selbst erstellen und abgeben, denn du trägst als Geschäftsführer dafür am Ende auch die Verantwortung (selbst, wenn dein Steuerberater mithilft). Daher ist es auch so wichtig, dass die Buchhaltung auch unterjährig schon ordentlich funktioniert.

Die EÜR kann ebenfalls selbst erstellt werden und erfordert keine Zuarbeit vom Steuerberater. Abgesehen davon, dass viele Dinge auch falsch gemacht werden können, ist die Erstellung eines Jahresabschlusses auch ein zeitlicher Aufwand, der dich vom Tagesgeschäft abhält.

Zusätzlich müssen mit dem Jahresabschluss auch diverse Steuererklärungen für das Finanzamt erstellt werden:

  • Umsatzsteuerjahreserklärung (hier wird berücksichtigt, was du jeden Monat bereits gezahlt hast)
  • persönliche Steuererklärungen des Unternehmers bei Einzelunternehmern oder Personengesellschaften
  • Gewerbesteuererklärung bei gewerblichen Unternehmen (z. B. UG, GmbH)
  • die Körperschaftssteuererklärung bei Kapitalgesellschaften.

Für ganz einfache Fälle mit wenig Umsatz, keiner komplexen Umsatz- oder Ausgabenstruktur, ohne Auslandsgeschäfte und einer Einzelunternehmerform - würde ich auch sagen, dass man eine EÜR, bzw. den Jahresabschluss durchaus zu vertretbarem Aufwand auch selbst erstellen kann. Für alle anderen empfehle ich unbedingt einen Steuerberater einzuplanen.

Buchtipps

Wenn du als Online Unternehmer überlegst, deine Firma in einem Land mit weniger Komplexität zu gründen oder Steuern zu sparen, dann habe ich hier noch ein paar Lesetipps (Bücher):

  • Firmenlexikon von Staatenlos* (99€)
  • Besteuerung vermeiden von Staatenlos* (120€)
  • Weniger Steuern von Alexander Keck* (19,90€)

Was kostet die Buchhaltung?

Hier findest du grobe Werte aus dem Feedback in unserer Facebook Community. Dies sind jedoch keine verbindlichen Preise!

Kosten für z.B. Jahresabschlüsse werden nach gesetzlicher Steuerberater-Gebührenverordnung (StBVV) und damit auf Basis eines sogenannten Gegenstandswertes deines Unternehmens berechnet. Ich habe auch einen weiteren Artikel über Steuerberater Kosten verfasst, wenn dich das interessiert.

Je nach Unternehmensform (z.B. UG oder Einzelunternehmer) sind unterschiedliche Dokumente für das Finanzamt erforderlich (z.B. EÜR oder Bilanz/GuV), die unterschiedlich aufwändig sind und unterschiedlich kosten. Eine Pauschale ist daher leider nirgends zu erwarten.

Der Vorteil ist aber: Egal, welchen Steuerberater du hast, die Gebühren sind immer ungefähr gleich. Ungefähr, denn es gibt einen Rahmen, in dem sich die Preise bewegen dürfen. Hier findest du einen Gebührenrechner nach StBVV und hier ein paar Rechenbeispiele mit Durchschnittswerten nach StBVV (Die Rechenbeispiele sind noch vor der starken Inflation entstanden):

Beispiel 1: Amazon Händler (UG) mit 20.000€ Umsatz im Monat

  • Durchschnittliche Kosten im Monat für die UStVA: 56€
  • Durchschnittliche Kosten im Jahr für den Jahresabschluss: 2.582€

Beispiel 2: Dienstleister (Einzelunternehmer) mit 4.000€ Umsatz im Monat

  • Durchschnittliche Kosten im Monat für die UStVA: 23€
  • Durchschnittliche Kosten im Jahr für den Jahresabschluss (inkl. Steuererklärung): 955€

Kosten für die UStVA (Umsatzsteuervoranmeldung)

Beispiel 1:

  • 14€ - 84€ pro Monat
  • + 72€ - 576€ für die Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Beispiel 2:

  • 7€ - 40€ pro Monat
  • + 43 - 346€ für die Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Kosten für Bilanz & GuV

Beispiel 1:

  • 516€ - 2064€ pro Jahr

Beispiel 2:

  • nicht erforderlich

Kosten für EÜR & Steuererklärungen

Beispiel 1:

  • 80€ - 477€ Gewerbesteuererklärung (bei 30.000 EUR Gewerbeetrag)
  • 119€ - 475€ für die Körperschaftssteuererklärung (bei unterster Mindestgrenze)

Beispiel 2:

  • 250€ - 350€ für die EÜR
  • 110€ - 659€ für die Einkommensteuererklärung

Zu den genannten Kosten für den Steuerberater und die Abschlüsse entstehen je nach Unternehmens-Setup und Geschäftsmodell noch Kosten für Softwaretools.

Tools für die Buchhaltung

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Mein Tipp: So viel automatisieren, wie möglich und möglichst sauber jeden Monat arbeiten und vorbereiten.

Die Rechenbeispiele zeigen, dass unabhängig von der Unternehmensform Kosten für die Buchhaltung und den Jahresabschluss anfallen, besonders wenn du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest. Die Entscheidung für oder gegen einen Steuerberater fällst du letztlich selbst. Aus vielen Jahren Unternehmersein habe ich jedoch gelernt, dass es schön ist, gewisse Dinge nicht auf dem Schreibtisch zu haben. Ich weiß aber auch, dass man - gerade am Anfang - Geld sparen möchte, wo es nur geht. Rechne die Kosten für die monatlichen Aufwände einfach in deine Marge mit ein, dann hast du diese Sorge weniger. Je früher du dir einen Steuerberater leisten kannst, desto besser.

Wenn deine Umsätze oder Gewinne einfach nicht hoch genug sind, dann empfehle ich dir lieber an der Umsatzschraube versuchen zu drehen, als bei den Kosten in der Buchhaltung versuchen etwas einzusparen. Ich weiß, ist einfacher gesagt, als getan.

Ein weiterer Weg, den Zeitaufwand und die Kosten für den Steuerberater zu reduzieren sind Softwaretools, die sämtliche Daten so aufbereiten, dass ein Steuerberater kaum noch Arbeit hat. Was Maschinen automatisiert machen, müssen Menschen nicht mehr tun. Das trifft auch in die Buchhaltung zu und belohnt die, die sich für eine vollständige Digitalisierung ihrer Buchhaltung entscheiden (sowohl Unternehmer als auch Steuerberater). Wenn du einen Steuerberater hast, der noch auf Papier besteht, empfehle ich dringend zu wechseln!

Das sind ein paar Tools, die im Buchhaltungsalltag helfen:

Einnahmen & Ausgaben verwalten

Diese Tools ermöglichen es dir u.a.

  • Rechnungen zu schreiben
  • Einnahmen und Belege (Ausgaben) zu erfassen,
  • Zahlungen nachzuvollziehen und alles zu kontieren.

Sie alle bieten eine Integration mit dem Bankkonto (automatisch oder per Upload) an und liefern an unterschiedlichen Stellen Hilfe durch künstliche Intelligenz (z.B. bei der Belegerfassung, und -erkennung). Alle Angebote eigenen sich, um auch mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten (falls du das möchtest).

Ich habe alle Tools auch in einem umfangreichen Buchhaltungssoftware-Vergleich getestet und die jeweiligen Stärken herausgearbeitet. Dabei ist auch ein Video mit einer Kurzvorstellung jedes Tools entstanden:

Buchhaltungs Software Video von LSWW

Rechnungen erstellen für Shopbetreiber

Shopbetreiber oder Verkäufer auf Marktplätzen erstellen i.d.R. viele Rechnungen für Ihre Bestellungen. Zwar können das auch einige der oben genannten Anbieter abbilden, bei keinem höre ich aber durchweg positives Feedback. Daher ist meine Empfehlung, auf ein ERP System mit Anbindung an das Shopsystem (z. B. Shopify, WooCommerce oder Shopware) oder den Marktplatz (z. B. Amazon, Etsy) der Wahl zu setzen, das auch Rechnungen automatisch erstellt. Das klappt zuverlässig und ist für diesen Zweck aus meiner Sicht sinnvoller (da andere ERP Funktionen auch benötigt werden). Anbieter sind z.B.

Internationale Steuerberechnung

Wer Produkte im europäischen Ausland verkauft oder dort lagert, muss seit Juli 2021 bei Überschreitung von 10.000€ Auslandsumsatz (gesamt in allen Ländern) jeweils die lokalen Steuern im Zielland des Kunden erheben und auch abführen. Um dieses komplexe Thema einfach zu machen, gibt es ebenfalls Tools wie

Liquiditätsmanagement

Um Zahlungsströme auch in wachsenden Unternehmen im Blick zu behalten, kann auch hier Software helfen, z.B.

Fazit

Buchhaltung ist komplex, aber bei den wenigsten Online Unternehmer:innen Teil des Kerngeschäfts. Deshalb sollten Aufgaben in der Buchhaltung nach meiner Meinung so stark wie möglich automatisiert und delegiert werden. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware und einem fähigen Steuerberater, lässt sich die Buchhaltung auch einfach in den Alltag integrieren und meistern ist die Buchhaltung gut zu meistern.

Ich empfehle, den Steuerberater möglichst als eine Art "ersten Mitarbeiter" zu betrachten und so mögliche Fehler zu vermeiden und wiederholende Aufgaben schnell vom eigenen Schreibtisch zu bekommen.

Wichtig ist, dass du dich ab Tag 1 der Gründung mit dem Thema beschäftigst und dein Buchhaltungssetup festlegst (Software und ggf. einen Steuerberater), um unangenehme Briefe oder Besuche vom Finanzamt zu vermeiden. Da sich in den letzten Jahren auch die Anforderungen und Möglichkeiten in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern stark verbessert haben, sollte es mittlerweile auch einen Großteil an Steuerberatern geben, die gerne und ausschließlich digital arbeiten. Ich würde auch nichts anderes mehr akzeptieren! Viel Erfolg!