Rechnung schreiben: Ein Guide für Selbstständige & Unternehmer

Der erste Auftrag, die erste Rechnung schreiben. Aber wie? Hier gibt es die rechtlichen Anforderungen im Überblick und einfache Tools für Gründer.
Rechnungen schreiben

Ich kann mich noch sehr gut daran erinnern, wie ich als Unternehmer irgendwann in meinem Leben zum ersten Mal eine Rechnung schreiben durfte. So groß die Freude über die ersten Umsätze waren, so schnell kam allerdings auch die Unsicherheit. Was muss ich beachten beim Rechnung schreiben? Was muss auf die Rechnung drauf und was nicht? Und in ist eine PDF-Rechnung ausreichend oder muss ich das Dokument per Post verschicken? Und was, wenn der Kunde nicht bezahlt?

All die Antworten auf diese und weitere Fragen rund um die Rechnung beantworte ich dir in diesem Artikel. In diesem Artikel erfährst du auch, wie man richtig eine Rechnung schreibt, was hinter weiteren Begrifflichkeiten Rechnung, Gutschrift, Stornorechnung, und anderen steckt, und wie - bzw. mit welchem Tool - man heutzutage einfach eine Rechnung schreiben kann.

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Disclaimer: Ich bin kein Steuerberater und die Angaben hier entsprechen meiner persönlichen Erfahrung als Unternehmer. Wenn du eine verbindliche Auskunft oder Beratung benötigst, empfehle ich, einen Steuerberater zu kontaktieren.

Was ist eine Rechnung und wann darf ich eine Rechnung schreiben?

Eine Rechnung ist ein Dokument, was als Zahlungsaufforderung oder Zahlungsnachweis für eine erbrachte Leistung erstellt wird. Du brauchst also einen Kunden, dem du entweder eine Dienstleistung oder ein Produkt verkauft hast.

Die Rechnung wird üblicherweise nach Erbringung der Leistung gestellt. Wenn dich ein Kunde z.B. fest für ein längeres Projekt gebucht hat, wird die Rechnung üblicherweise nach Fertigstellung gestellt. Dauert das Projekt länger, dann sind Teilrechnung oder Zwischenrechnungen ebenfalls üblich.

Für Händler, besonders beim E-Commerce Handel gilt ebenfalls, dass jeder Kunde eine Rechnung erhalten muss. Der Zeitpunkt eine Rechnung zu schreiben ist i. d. R. nach dem Kauf. Das ist allerdings keine Pflicht, sondern kann auch vor der Zahlung sein. Das ist z. B. häufig bei der Zahlungsart „Überweisung“ der Fall. Üblich ist aber auch hier, die Rechnung erst  nach dem Zahlungseingang zu schreiben, sobald das Paket verschickt werden kann. Die Zahlungsaufforderung erfolgt in der Praxis meist informell, also z.B. über über eine E-Mail und einen Hinweis im Check-out.

Ausnahmen von dieser Praxis sind Firmenkunden. Da das Betrugsrisiko (Zahlungen werden doch nicht geleistet oder zurückgezogen) hier nicht sehr hoch ist, werden die Produkte häufig vor der Zahlung verschickt. Eine gesetzliche Regelung zum Zeitpunkt der Leistungserbringung gibt es aber nicht. Die Rechnung kann sogar noch innerhalb von 3 Jahren nach der Erbringung der Leistung geschrieben werden.

Pflichtangaben beim Rechnung schreiben

Wer eine Rechnung schreiben möchte, der kann sich zwar beim Design ausleben, sollte aber auf die Pflichtangaben achten. Diese sind im §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) im Abs. 4 festgelegt und dazu gehören:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Kunden
  • Steuernummer vom Finanzamt oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • das Rechnungsdatum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde,
  • eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen,
  • Produkt- oder Dienstleistung mit Bezeichnung und Menge (z.B. Stück oder Stunde), die geliefert wurde,
  • Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum (wann wurde die Leistung erbracht?),
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (Rabatt),
  • der anzuwendende Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt).

Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Rechnung

Eine Besonderheit ist, dass nicht nur du als Leistungserbringer eine Rechnung stellen kannst, sondern auch der Kunde (Leistungsempfänger). In dem Fall muss das Dokument gemäß Absatz 2 Satz 2 des genannten §14 UStG allerdings die Angabe „Gutschrift” enthalten. Vor dem Finanzamt sind also eine Gutschrift und eine Rechnung gleichbedeutend. Wird die Rechnung von dem Leistungserbringer erstellt, heißt sie „Rechnung“. Wird sie von dem Empfänger der Leistung gestellt, heißt sie „Gutschrift“.

In der Praxis werden Gutschriften meist von beim Affiliate Marketing von Affiliate Partnern erstellt. Das hat ganz praktische Gründe und ist auch bei anderen Online Geschäftsmodellen nicht unüblich. Statt jeden Kunden aufzufordern, eine Rechnung zu schreiben, erstellt das Unternehmen lieber einheitliche Gutschriften mit jeder Auszahlung.

Unterschied zwischen einer Gutschrift oder Rechnungskorrektur

Die Gutschrift wird von dem Leistungsempfänger erstellt und ersetzt damit das Rechnung schreiben durch den Leistungserbringer (den Dienstleister). Wer eine Gutschrift für eine erbrachte Leistung erhält, darf also keine Rechnung mehr schreiben.

Eine Rechnungskorrektur hingegen bezieht sich immer auf eine bestehende Rechnung, die zuvor gestellt wurde. Das kann der Fall sein, falls mal ein Rechnungsposten korrigiert werden muss. Wurde diese bereits an den Kunden geschickt und ist diese in der Buchhaltung erfasst, ist der formell korrekte Weg für die alte Rechnung eine Stornorechnung zu erstellen und eine Rechnungskorrektur mit neuer Rechnungsnummer zu schreiben. Ist die Rechnung buchhalterisch noch nicht verbucht, reicht eine einfache Korrektur der bestehenden Rechnung.

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Hinweis: Im Jahr 2013 gab es eine gesetzliche Anpassung, mit der eine neue Pflichtangabe bei der sprachlichen Regelung hinzukam. Seitdem darf eine Rechnung, die vollständig oder teilweise korrigiert wurde, nicht mehr Gutschrift heißen, sondern nur noch Gutschriften im Sinne des Umsatzsteuerrechts (s. oben) so heißen. Alle Korrekturen einer bestehenden Rechnung müssen seitdem betitelt werden als Rechnungskorrektur, Stornorechnung oder Korrekturrechnung. Damit sollte mehr Klarheit bei den Begrifflichkeiten geschaffen werden.

Eine neue Rechnungsnummer ist nur erforderlich, wenn die Rechnung bereits an den Kunden verschickt und dort (und bei dir selbst) buchhalterisch erfasst wurde. In dem Fall wird die alte Rechnung durch eine Stornorechnung korrigiert und eine neue Rechnungskorrektur. Diese muss dann allerdings einen Hinweis zur ursprüngliche Rechnung enthalten.

Übrigens können Korrekturen einer Rechnung nur vom Leistungserbringer (also dem Ersteller der Rechnung) durchgeführt werden. Änderungen durch den Leistungsempfänger (den Kunden), werden vom Finanzamt nicht anerkannt und sind in keinem Fall zulässig.

Was passiert, wenn Fehler beim Rechnung schreiben gemacht werden?

Zugegeben, bei den ganzen Begrifflichkeiten kann man schonmal durcheinander kommen und Fehler machen. Diese sollten jedoch möglichst beim Rechnung schreiben vermieden werden.

Denn eine falsch erstellte Rechnung, Gutschrift, Stornorechnung oder sonst ein steuerrelevantes Dokument bedeuten, dass der Vorsteuerabzug nicht mehr geltend gemacht werden kann. In einfachen Worten: Die Umsatzsteuer, die du auf Rechnungen ausweist, müssen in voller Höhe gezahlt werden und können nicht mit Umsatzsteuern aus eingehenden Belegen „verrechnet“ werden.

Kommt das bei einer Steuerprüfung ans Tageslicht, können Steuernachzahlungen die Folge sein. Mehr zum Vorsteuerabzug kannst du hier nachlesen.

Das ist auch der Grund - und auch weil es wichtig ist, als Unternehmer seine Finanzen im Griff zu behalten - dass das Thema Buchhaltung selbst für den kleinsten Unternehmer ernst genommen werden sollte. Es ist alles keine Raketenwissenschaft, aber die Basics der Buchhaltung sollte jeder verstanden und verinnerlicht haben.

Wie funktioniert die Kleinunternehmerregelung beim Rechnung schreiben?

Die Kleinunternehmerregelung ist super für alle, die sehr wenige Umsätze machen (weniger als 22.000€ pro Jahr) und die kaum Ausgaben haben.

Einfach gesagt, werden bei Kleinunternehmerrechnungen keine MwSt. ausgewiesen und dafür ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung vermerkt. Der Bruttobetrag entspricht also dem Nettobetrag. Steuern, die du für Ausgaben bezahlst, kannst du nicht geltend machen (zurückholen). Dafür musst du aber auch keine Steuern für Einnahmen ausweisen und abführen. Das vereinfacht den Prozess bei Umsatzsteuervoranmeldung.

In der Praxis lohnt sich die Kleinunternehmerregelung aber nicht immer. Wenn du in einem Business mit hohen Ausgaben bist (z. B. Onlinehandel),  empfehle ich, darauf zu verzichten und steuerliche Ausgaben so ab dem ersten Euro mit den Einnahmen zu verrechnen.

Warum ich Word & Excel nicht empfehle

Wer Rechnung schreiben bei Google sucht, der findet ganz häufig schreckliche Word- oder Excel Vorlagen, von denen ich persönlich aber abraten möchte. Denn...

  1. ist das Pflegen und Ausfüllen von diesen Vorlagen sehr fehleranfällig (z.B. wird mal schnell vergessen die Rechnungsnummer hochzuzählen), und
  2. müssen Rechnungen und auch Belege ordentlich nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (kurz: GoBD) archiviert werden. Das übernehmen diese Vorlagen nämlich auch nicht.

Rechnungen müssen i.d.R. per Gesetz 10 Jahre lange sicher aufbewahrt werden. Außerdem müssen sie schnell wiedergefunden werden können, damit sie im Falle einer Steuerprüfung "in angemessener Zeit" vorzeigbar sind. Generell empfehle ich daher Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware zu nutzen, um eine Rechnung zu schreiben und auch zu archivieren.

Ein weiterer Vorteil ist die Übersicht und auch das Rechnungsdesign. Eine professionelle Rechnung wirkt einfach professioneller. Ich persönlich bin auch großer Freund Datensicherung in der Cloud. Bei den Anbietern in Deutschland sind i.d.R. sichere und rechtskonforme Datensicherung gewährleistet. Stell dir vor, dein Computer geht morgen kaputt oder wird geklaut - mit der gesamten Buchhaltung. Gerade für digitale Nomaden ist das Risiko für Schaden oder Verlust groß.

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Wichtig: Wähle einen Anbieter, der eine GoBD-konforme Archivierung ermöglicht und außerdem eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) mit dir vereinbart (was mit der DSGVO im Mai 2018 Pflicht wurde). 

Empfehlenswerte Software Tools zum Rechnung schreiben

Rechnung schreiben mit FastBill (Links die Maske, rechts die Vorschau)
Rechnung schreiben mit FastBill (Links die Maske, rechts die Vorschau)

Mittlerweile gibt es viele schöne Software Tools, mit denen du rechtskonforme Rechnungen in Deutschland schreiben kannst. Einige fokussieren sich wirklich nur auf das Erstellen von Rechnungen, andere decken auch die Ausgabenseite und Auswertungen mit. Letzter habe ich bereits umfangreich in meinem Buchhaltungssoftware-Vergleich vorgestellt.

Mit diesen Tools kannst du in Deutschland schöne Rechnungen schreiben:

  • FastBill* - ab 10€ / Monat (Rechnungen & Ausgaben)
  • Lexoffice* - ab 9,90€ / Monat (Rechnungen & Ausgaben)
  • Sevdesk*- ab 11,90€ / Monat (inkl. Ausgaben erst ab 22,90€/ Monat)
  • invoiz - kostenlos bis 17,5k€ Jahresumsatz, danach ab 228€ / Jahr
  • Goodlance - nur für Freelancer (kostenlos bis 9,90€ / Monat)
  • Papierkram* - ab 10€ / Monat (in der kostenlosen Variante keine rechtskonforme Archivierung?!)
  • Buchhaltungsbulter* - ab 24,95€ / Monat
  • Billomat* - ab 21€ / Monat (Rechnungen & Ausgaben)
  • easybill* - ab 12€ / Monat (nur Rechnungen)

Fazit: Rechnung schreiben ist kein Hexenwerk

Eine Rechnung schreiben ist eigentlich etwas Schönes, denn hier gibt es Geld! Dank moderner online Software macht das Schreiben, die Verwaltung und Aufbewahrung sogar richtig Spaß. Solche eine Rechnungssoftware ist für weniger als 10€ im Monat - Kosten, die Unternehmer:innen einplanen sollten.

Von der Arbeit mit Word oder Excel rate ich dringend ab. Das ist nicht nur fehleranfällig, sondern wird die GoBD konforme Aufbewahrung auch recht schwierig. Sobald es die Umsätze hergeben, würde ich auch unbedingt zu einem Steuerberater raten. Die sind meist gar nicht so teuer wie gedacht. Hier kannst du mehr dazu nachlesen.

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