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Mit diesen Tools kannst du rechtskonforme Shopify Rechnungen erstellen

Shopify ist beliebt, doch leider funktioniert die Rechnungsstellung nicht out of the box. Mit diesen Tools kannst du mit Shopify Rechnungen erstellen.
Shopify Rechnungen erstellen

Du möchtest für Shopify Rechnungen erstellen? Hier findest du geeignete Lösungen! Shopify gehört zu den beliebtesten Shopsystemen am Markt. Die Software aus Kanada kann zwar viel, hat allerdings bei vielen Funktionen nur wenig oder keinen Fokus auf deutsche oder europäische Gesetzgebungen. Das betrifft auch Rechnungen, wofür Shopify von Haus aus keine eigene Lösung anbietet. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du rechtskonform mit Shopify Rechnungen erstellen und an deine Kunden verschicken kannst.

Anforderungen an Rechnungen für Onlinehändler

Rechnungen schreiben ist ein wichtiger Teil der Buchhaltung für Shopify Händler. Wer als Onlinehändler in Deutschland Rechnungen erstellt, muss sich an die Vorgaben des §14 UstG halten, und Dokumente sicher und schnell zugänglich und für 10 Jahre aufbewahren (GoBD). Inhaltlich müssen auf einer Rechnung folgende Details enthalten sein:

  • Name und Anschrift von beiden, Kunde und Verkäufer
  • Steuernummer vom Finanzamt oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer (fortlaufend)
  • Produktbezeichnung und Menge
  • Lieferdatum (Leistungszeitraum)
  • Endbetrag inkl. Versand, eventuelle Rabatten und Steuern, sowie eine Aufschlüsselung aller Posten
  • Hinweis im Fall einer Steuerbefreiung (z. B. Reverse Charge oder Kleinunternehmerregelung)

Hinweis: Dieser Artikel stellt keine steuerliche Beratung dar. Wenn du dir beim Thema Steuern & Rechnungsstellung unsicher bist, lass dich bitte bei einem Steuerberater beraten.

Tools im Überblick

Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit Shopify Rechnungen zu erstellen, nämlich mit

Apps im Shopify App Store, z.B.

Rechnungssoftware, z.B.

Buchhaltungssoftware, z.B.

Warenwirtschaftssoftware (ERP), z.B.

Shopify Apps

Pathway Solutions Rechnungsprinter

Shopify Rechnungen erstellen mit Pathway Solutions

Der Rechnungsprinter Pro von Pathway Solutions* aus Hamburg war ursprünglich angetreten, um ein Matching von Shopify Zahlungen, Erstattungen und Umsätzen mit allen Zahlungsanbietern zu ermöglichen, und diese sauber zu DATEV (zum Steuerberater) zu exportieren. Im letzten Jahr kam dann noch die Funktion dazu, auch Shopify Rechnungen mit dem Rechnungsprinter von Pathway Solutions zu erstellen.

Die Lösung ist ziemlich einmalig und empfehlenswert für alle, die Shopify Umsätze nicht nur auf ein Sammelkonto buchen möchten, sondern jede Bestellung zu jeder Zahlung korrekt zuordnen möchten. Das macht vor allem Steuerberater glücklich und den Steuerprüfer glücklich!

Mit dem Rechnungsprinter können Zahlungen von folgenden Zahlungsanbietern zugeordnet werden: Amazon Pay, Stripe zu DATEV, Shopify Payments zu DATEV, Klarna, Sofort, Braintree, Paypal, Mollie und Adyen.

Was kostet Pathway Solutions?

Die Kosten sind relativ günstig und steigen mit zunehmendem Bestellvolumen.

  • Starter (bis 50 Bestellungen): 9,99€ / Monat
  • Professional (51 bis 2500 Bestellungen): zwischen 14,99 € und 19,99 € / Monat
  • Enterprise (ab 2501 Bestellungen): 19,99€ + 5€ / weitere 1000 Bestellungen

Warum ich andere Shopify Apps wie Sufio und Co. nicht empfehle

Wer im Shopify App Store nach Lösungen für die Rechnungsstellung sucht, der landet auch bei kostenlosen Optionen wie z.B. Orderprinter oder Sufio. Ich selbst kann diese Lösungen jedoch nicht empfehlen. Erstens, ist nicht sichergestellt, ob alle rechtlichen Anforderungen in Deutschland damit umgesetzt werden können (s. oben, § 14 UstG). Besonders häufig gibt es Schwierigkeiten bei z. B. dem richtigen MwSt. Ausweis oder der Steuerberechnung bei Versandkosten. Diese haben keinen eigenen Steuersatz, sondern nehmen den vom bestellten Produkt an. Prüfe also vorher, ob alles richtig funktioniert.

Weitere wichtige Punkte sind die Veränderbarkeit (darf nicht verändert werden können), die Aufbewahrungspflicht (10 Jahre), und Möglichkeit zur Weiterverarbeitung im Rahmen der Buchhaltung und Steuererklärung. Wenn du irgendwann Shopify nicht mehr nutzt, muss trotzdem weiterhin ein Zugang zu den Dokumenten möglich sein (ohne, den Shopify Store weiterbezahlen zu müssen).

Wenn du in Deutschland als Einzelunternehmer einen Shop betreibst und Rechnungen erstellst, musst du deine Umsätze (und Ausgaben) regelmäßig an das Finanzamt übermitteln (Umsatzsteuervoranmeldung per Elster). Vielleicht hast du auch eine Kapitalgesellschaft gegründet und arbeitest mit einem Steuerberater, der DATEV nutzt. Diese Apps bieten für all das keine Schnittstellen. Auch ein Abgleich zum Geschäftskonto für eventuelle spätere Zahlungen von Rechnungen ist nicht möglich.

Als letzten Hinweis möchte ich noch mitgeben, dass auch der Datenschutz eingehalten werden muss! Rechnungen enthalten personenbezogene Kundendaten. Um alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, stelle sicher, dass keine Daten ohne Einverständnis und Auftragsdatenverarbeitung an Anbieter in „unsicheren Drittländer“ außerhalb der EU geschickt werden.

Rechnungssoftware

Besser für die Rechnungsstellung ist daher eine von Shopify losgelöste Software in Deutschland, die sich per Schnittstelle mit Shopify verbindet und automatisch Rechnungen für Shopify Bestellungen erzeugt. Im Gegensatz zu Buchhaltungssoftware fokussiert sich eine Rechnungssoftware nur auf die Einnahmen-Seite, also nur aufs Rechnungen erstellen. Buchhaltungssoftware deckt auch die Ausgabenseite, z. B. Lieferantenrechnungen, Payment Gebühren oder Softwarekosten.

easybill

Shopify Rechnungen erstellen mit easybill

Eine empfehlenswerte Rechnungssoftware für Shopify ist easybill. Hier können nicht nur Shopify, sondern auch viele andere Plattformen und Shopsysteme angebunden werden, wie Amazon, ebay, etc. Die Anbindung erfolgt über eine offizielle App im Shopify Store. Danach kannst du Kunden- und Bestelldaten automatisch zu easybill importieren und so Shopify Rechnungen erstellen und per E-Mail verschicken. In diesem Video erfährst du, wie das genau funktioniert.

Preise:

Easybill kann 7 Tage kostenlos getestet werden. Danach wird nach Anzahl erstellter Rechnungen abgerechnet. Es geht los ab 15€ / Monat los (bis 20 Kunden) und wird wie folgt gestaffelt:

  • 500 Bestellungen: 25€ / Monat
  • 1.000 Bestellungen: 45€ / Monat
  • 2.000 Bestelungen: 75€ / Monat
  • 5.000 Bestellungen: 109€ / Monat, usw.

Wenn du dich für ein Jahresabo entscheidest, sparst du jeweils 15%.

Easybill ist keine Buchhaltungssoftware. Du benötigst also ein weiteres Tool, um auch deine Ausgabenseite zu verwalten und ggf. Auswertungen für dein gesamtes Business zu erhalten. Easybill bietet hierfür eine Schnittstelle zu Lexoffice*. Für die Übergabe an den Steuerberater steht auch eine Live-Schnittstelle zu DATEV zur Verfügung (Rechnungsdatenservice 1.0). Für den Bankkontoabgleich steht eine finAPI Schnittstelle zur Verfügung.

Eine Teilung von Software für Shopify Rechnungen und "restlicher" Buchhaltung kann sinnvoll sein, um die Übersichtlichkeit zu bewahren. Andernfalls ist Chance groß, dass zwischen den vielen Shopify Rechnungen weiteren Einnahmen (und Ausgaben) schnell übersehen werden.

Buchhaltungssoftware

Eine Buchhaltungssoftware ist die große Schwester der Rechnungssoftware. Hier geht es nicht nur um Rechnungen, sondern auch um Ausgaben und Auswertungen der Finanzen, und mehr. In meinem Buchhaltungssoftware-Vergleich habe ich bereits tolle Angebote für Unternehmen in Deutschland miteinander verglichen. Diese Angebote bieten auch eine direkte Shopify Schnittstelle an:

Lexoffice

Shopify Rechnungen erstellen mit Lexoffice

Lexoffice gehört zu den günstigsten Möglichkeiten, rechtskonforme Rechnungen für Shopify zu erstellen. Neben Rechnungen erstellen, kannst du hier auch Ausgaben (z. B. Rechnungen von Lieferanten) erfassen. Für beide Seiten kannst du Zahlungen per Bankkonto Abgleich automatisch zuordnen lassen. Lexoffice eignet sich - wie alle Angebote hier im Vergleich - für die alle gängigen Unternehmensformen (Einzelunternehmen und GmbH/UG) und bietet ebenfalls Schnittstellen zum Finanzamt und zu DATEV an.

Preise:

  • M (9,90€ / Monat) – Rechnungen und Angebote
  • L (16,90€ / Monat) – zzgl. Reports (z.B. UStVA, EÜR, Kassenbuch)
  • XL (24,90€ / Monat) – zzgl. Serienrechnungen und besondere Rechnungstypen (z.B. Abschlag, EU, XRechnung), Statistiken

Sevdesk

Shopify Rechnung erstellen mit Sevdesk

Sevdesk gehört zu den bekanntesten Buchhaltungssoftware Angeboten für Shopify Rechnungen in Deutschland, und bietet wie Lexoffice auch, alles, was eine moderne Buchhaltungssoftware können muss - inkl. Ausgabenseite, Kontoabgleich und Steuerberater Schnittstelle (DATEV Rechnungsdatenservice 1.0). Für Shopify Nutzer gibt es sogar noch mehr, nämlich auch eine Basis Warenwirtschaft. Mit Sevdesk können also auch Bestände im Lager verwaltet und Preise nach Kundengruppen einzelnen Artikeln zugeordnet werden (z. B. für B2B Kunden). Alles in allem eine umfangreiche Lösung für Onlinehändler.

Preise:

  • Buchhaltung (22,90€ / Monat) – zzgl. Belege, UstVa, EÜR & GuV, Kassenbuch & Banking
  • Warenwirtschaft (54,90€ / Monat) – zzgl. Lagerverwaltung , Bestandsbuchungen, Lieferanten-/Kundenpreise, Artikelzuordnung

Bei jährlicher Zahlung gibt es 2 Monate kostenlos. Bei 2-jährlicher Zahlung gibt es sogar 9 Monate kostenlos.

Wiso Mein Büro & Orgamax

Shopify Rechnung erstellen mit Wiso Mein Büro und Orgamax

Orgamax und Wiso MeinBüro werden von zwei unterschiedlichen Unternehmen angeboten (Deltra und Buhl Data). Es handelt sich aber im Wesentlichen um dieselbe Software, die von Deltra entwickelt und offenbar an Buhl Data weiterlizenziert wurde. Es gibt Unterschiede, vor allem im Pricing. Was die Möglichkeit angeht, Shopify Rechnungen zu erstellen, sind beide aber nahezu identisch. Daher fasse ich sie hier zusammen.

Beide Angebote haben umfangreiche Funktionen für die Warenwirtschaft und Buchhaltung (inkl. Schnittstellen). Für Wiso MeinBüro gibt es auch eine offizielle App im Shopify App Store. Für Orgamax erfolgt der Weg aktuell noch über eine private App bei Shopify (noch nicht offiziell von Shopify im App Store gelistet).

Bei beiden Angeboten ist das Preismodell umsatzabhängig.

Preise Wiso MeinBüro:

  • XS (6€ / Monat) – bis 22k€ Jahresumsatz, Rechnungen & Belege, 1 Nutzer
  • S ( 16€ / Monat) – bis 200k€ Jahresumsatz, zzgl. Banking, Buchhaltungsreports, Kasse + Online Shop Schnittstelle (6€ / Monat für jede weitere)
  • M (36€ / Monat) – bis 500k€ Jahresumstaz, zzgl. CRM & Warenwirtschaft, 2 Nutzer
  • L (99€ / Monat) – ab 500k€ Jahresumsatz

Preise Orgamax:

  • Startup (20€ / Monat) – bis 22k€ Jahresumsatz, Rechnungen & Angebote (nur Rechnungen, keine Belege)
  • Standard (40€ / Monat) – bis 200k€ Jahresumsatz, zzgl. Belege, Banking, 1 Shopanbindung (10€ / Monat für jede weitere)
  • Plus (80€ / Monat) – bis 500k€ Jahresumsatz, zzgl. Artikel- und Bestandsverwaltung, Versandanbindung
  • Business (120€ / Monat) – ab 500k€ Jahresumsatz

Billomat

Shopify Rechnung schreiben mit Billomat

Billomat ist eine weitere Buchhaltungssoftware aus Deutschland mit direkter Shopify Integration. Auch für Billomat gibt es eine App im Shopify App Store. Diese kostet allerdings zusätzlich zur Software selbst weitere 5 USD / Monat (werden über die Shopify Rechnung mit eingezogen).

Preise:

  • Business (36€ / Monat) – unbegrenzte Rechnungen + Banking, DATEV Schnittstelle, Steuerberater Zugang
  • Enterprise (auf Anfrage) – zzgl. persönlichem Ansprechpartner und technischem Support

Es gibt 20% Rabatt bei jährlicher Zahlung.

Warenwirtschaftssoftware

Warenwirtschaftssoftware ist keine Buchhaltungssoftware. Hier liegt der Blick vor allem auf Bestellungen (Umsätzen) aus einem Online-Shop, Lieferanten und Warenbeständen. Auch der Versand wird i. d. R. mit abgebildet. Typischerweise wird ein Warenwirtschaftssystem vor ein Buchhaltungstool geschaltet, bzw. vor das Tool des Steuerberaters.

Billbee

Shopify Rechnungen erstellen mit Billbee

Billbee ist ein Warenwirtschaftssystem für Onlinehändler. Im Kern bietet Billbee die vermutlich meisten Schnittstellen zu Verkaufsplattformen und Shopsystemen in Deutschland. Von Amazon, etsy, bis hin zu Shopify ist alles dabei. Es ist also eine perfekte Lösung für alle, die auf vielen Plattformen verkaufen. Ich selbst nutze Billbee auch für mein eigenes Online Business und hatte dazu bereits einen umfangreichen Billbee Erfahrungsbericht geschrieben und ein Video erstellt.

Sobald die Integration mit Shopify eingerichtet ist (über die offizielle App im Shopify App Store), kannst du mit Billbee

  • Rechnungen erstellen und verschicken
  • Zahlungen vom Bankkonto abgleichen
  • Lagerbestände verwalten (synchronisiert zwischen alle Verkaufsplattformen)
  • Versandlabels erzeugen
  • Automatisierungsregeln (Wenn-Dann) definieren

Der Funktionsumfang geht also deutlich über die typische Rechnungsstellung hinaus. Einzig eine DATEV Schnittstelle (inkl. Belegübermittlung) gibt es nicht, dafür aber einen Datenexport. Da es sich aber i. d. R. um viele Belege aus einem Shopify Shop handelt, ist der reine Datensatz kein unüblicher Weg für Steuerberater. Über Wenn-Dann-Regeln kann Billbee auch E-Mails mit Rechnungen direkt an die Kunden schicken. Wenn du dafür einen guten SMTP Server suchst, kann ich Sendinblue* empfehlen (bis 300 Mails / Tag kostenlos und sehr gute Zustellraten).

Preise:

Billbee hat keinen Fixpreis! Du zahlst pro Auftrag, der aus Shopify in Billbee automatisch importiert wird, um dort z. B. eine Shopify Rechnung erstellen zu können. Der Preis pro Auftrag reduziert sich mit zunehmender Anzahl an importierten Bestellungen. Beispiele:

  • 10 Bestellungen kosten ca. 0,52€ / Auftrag
  • 100 Bestellungen kosten ca. 0,28€ / Auftrag
  • 1.000 Bestellungen kosten ca. 0,098€ / Auftrag
  • 10.000 Bestellungen kosten ca. 0,024€ / Auftrag

Eine noch umfangreichere (und teurere) Alternative zu Billbee ist auch Xentral.

Fazit

Wenn du ein Shopify Business betreibst, investiere unbedingt auch ein paar Euro pro Monat in eine ordentliche Software, um deine Shopify Rechnungen erstellen zu können. Von kostenlosen Apps und Angeboten außerhalb von Deutschland rate ich ab, da hier nicht immer sichergestellt ist, dass die Anforderungen an Umsatzsteuergesetz, Datenschutz und Archivierung gewährleistet sind.

Es kann durchaus sinnvoll sein, für Shopify Rechnungen und die restliche Buchhaltung zwei unterschiedliche Tools zu verwenden. Besonders dann, wenn du mit deinem Unternehmen weitere Einnahmequellen als deinen Shop hast (z. B. Werbung / Affiliate, etc.). Auf diesem Weg bleibt die Trennung zwischen Shopify Rechnungen und andere Umsätzen sauber getrennt. Aus allen Quellen solltest du aber Belege und Daten separat an das Finanzamt und/oder den Steuerberater übermitteln können.

Ich selbst nutze ein Setup aus Billbee* (Shop Rechnungen & Lagerverwaltung) und FastBill* (Buchhaltung). Weitere Buchhaltungssoftware Angebote findest du auch hier.

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