So kannst du für Stripe Zahlungen Rechnungen ohne Stripe Billing erstellen

Stripe gehört zu den am weitesten verbreiteten Zahlungsdienstleistern im Internet. Kein Wunder, denn Stripe wurde in erster Linie für Entwickler gemacht und hat damit auch Einzug in viele Tools gefunden, für die wir online bezahlen wollen. Allerdings hat die Stripe Rechnungsstellung auch ihre Grenzen.

Grenzen von Stripe Billing

So schön Stripe für die Zahlungsabwicklung auch ist, die Rechnungsstellung mit Stripe (Stripe Billing) hat ein paar Haken:

• Um ordentliche Rechnungen zu erstellen, müssen Rechnungsdaten im Checkout erfasst werden. Viele Tools mit vorhandener Stripe Integration bieten das nicht an.
• Jede erstellte Rechnung mit Stripe kostet 0,5 % Gebühr bei wiederkehrenden Zahlungen, bzw. 0,4 % bei einmaligen Rechnungszahlungen.
• Die automatische Steuerberechnung kostet ebenfalls extra (0,5 % bis 100k USD, danach 0,4 %).
• Es gibt keinen DATEV Export, was die Kosten für den Steuerberater ggf. in die Höhe treibt.
• Die Design-Möglichkeiten sind sehr eingeschränkt, sowohl beim Rechnungslayout, also auch im Checkout.
• Die Kommunikation in Richtung Kunden ist nicht ideal für Deutschland.

Wer als Business in Deutschland mit Stripe Zahlungen entgegennehmen möchte und Rechnungen erstellen möchte, ist also teilweise nicht nur eingeschränkt, sondern zahlt auch einen Aufpreis.

Eine Alternative für die Ausstellung und den Versand einer ordentlichen Rechnung nach § 14 UStG ist die Rechnungsstellung über eine zusätzliche Rechnungs- oder Buchhaltungsssoftware.

Im Folgenden stelle ich dir eine Lösung vor, die zwischen privaten und Business Kunden unterscheidet, und Rechnungen nur an Business Kunden verschickt. Der Case setzt auch voraus, dass nur minimale Daten im Checkout erfasst werden (E-Mail + Name).

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LSWWChristian Häfner

Beispiel: Stripe Rechnungen über Zapier + FastBill automatisiert erstellen

Die bessere und flexiblere Lösung, um Rechnungen für Zahlungen über Stripe zu erstellen, ist sie mit einem eigenen Tool zu erstellen, und zwar günstiger, flexibler und komplett automatisiert. Dafür sind zwei Tools erforderlich:

• Ein No-Code Automatisierungstool wie Zapier oder Make*
• Eine Rechnungs- bzw. Buchhaltungssoftware wie FastBill*

Um den Workflow zu erklären, nutze ich Zapier und FastBill. Du kannst den Fall aber mindestens genauso gut mit Make und anderen Buchaltungstools umsetzen. FastBill liegt aber gerade bei der Preis-Gestaltung vorn in meinem Vergleich, und ist besonders für alle, die auch die Ausgabenseite abbilden wollen, meine Empfehlung an dieser Stelle.

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Einfacher ist es, wenn das Rechnungstool der Wahl bereits eine Zapier-Integration anbietet (wie FastBill). Falls das nicht der Fall ist, könntest du aber auch mit Make jede API ansteuern, und auch darüber Rechnungen erzeugen (falls das Tool diese Funktion per API anbietet). Hier findest du ein Beispiel, wie das mit Make und FastBill funktioniert.

Anleitung: Automatisch Stripe Zahlungen in Kunden und Rechnungen verwandeln

Um aus Stripe Zahlungen Rechnungen zu erstellen, sind mindestens zwei Schritte erforderlich:

1. Kunde erstellen
2. Rechnung erstellen
3. Optional: Rechnung verschicken

Ein wichtiger Schritt ist es herauszufinden, ob der Kunde (samt Rechnungsadresse und allen erforderlichen Daten) bereits existiert. Um hier eine extra Abfrage zu machen, erstelle ich zwei Zaps (Automatisierungsschritte) in Zapier:

1. Falls Kunde nicht vorhanden -> Kunde anlegen und erste Rechnung erstellen
2. Falls Kunde bereits vorhanden -> Kunde finden und Rechnung erstellen + verschicken

Flow 1 (neuer Kunde)

Flow 2 (Bestandskunden)

Der wesentliche Unterschied ist, dass bei Neukunden noch keine Rechnung automatisch verschickt wird.

Schritt 1: Stripe Zahlungen als Trigger in Zapier definieren

Die Stripe Integration in Zapier ist standardisiert und ruft automatisiert Daten von Stripe ab, sobald eine neue Zahlung erfolgt. Wenn du mehrere Stripe Konten nutzt, achte darauf, dass du das richtige Konto verbindest.

Je nach Integration gibt die Stripe API mehr oder weniger Informationen zurück. Mindestens ist aber immer dabei:

• die E-Mail Adresse
• der Zahlungsbetrag (brutto)
• die Währung

Schritt 2: Kunde in FastBill suchen

Der Kunde lässt sich anhand der E-Mail Adresse in FastBill suchen. Diesen Schritt habe ich in beiden Zaps eingebaut.

Im Neukunden-Flow prüfe ich mit einem Filter, dass dieser wirklich nur weiterlaufen soll, wenn nichts gefunden wurde (= Kunde noch nicht vorhanden)

Im Bestandskunden-Flow bricht der Flow hier automatisch ab, wenn kein Kunde gefunden wird (success, when nothing is found = false).

Schritt 3: Neukunde anlegen

Falls der Kunde noch nicht in FastBill vorliegt, lege ich diesen neu an. Da mit außer ggf. einem Namen und der E-Mail keine weitere Information vorliegt, benenne ich den Kunden zunächst mit dem Vornamen Privat |. In FastBill würde ich also zunächst Privat | Christian Häfner heißen.

Einen vollständen Datensatz kann ich hiermit noch nicht anlegen, da die Rechnungsinformationen noch nicht da sind.

Bei Bestandskunden ist dieser Schritt überflüssig. Deshalb gibt es hierfür einen zweiten Flow.

Schritt 4: Rechnung erstellen

In beiden Schritten muss jetzt eine Rechnung erzeugt werden. Dafür ist Voraussetzung, dass in FastBill eine Rechnungsvorlage angelegt wurde. Dafür nutze ich die Felder

• Description (Beschreibungstext des Rechnungsposten)
• Quantity
• Single Item Price (Bruttobetrag)
• VAT Rate (19% fest eingetragen in meinem Fall). Wenn du die Stripe Steuerberechnung nutzt, kannst du hier auch den richtigen Betrag übernehmen.
• Gross price = 1 (bedeutet, dass der mitgegebene Betrag von Stripe der Bruttobetrag ist und FastBill die Netto-Berechnung vornimmt)
• Customer ID kommt aus der Kundenabfrage oder Erstellung (Schritt vorher)
• Währung
• Template (ist die vorher angelegte Rechnungsvorlage in FastBill)
• Invoice date ist today. Stripe tauscht den Betrag bei der Erstellung durch das heutige Datum aus.
• Service Period: Hier mache ich es mir einfach und schreibe "entspricht Rechnungsdatum". Das erfüllt den §14 UStG.
• State: Invoice (fertige Rechnung). Alternativ wär auch ein Draft (Entwurf) möglich.

Schritt 5: Zahlung erfassen

Damit die Rechnung nicht nur erstellt, sondern auch als bezahlt gekennzeichnet wird, muss die Zahlung separat erfasst werden. Die Invoice ID wird aus dem vorherigen Schritt gezogen. Beim Datum nutze ich wieder today und als Zahlungsmethode hinterlege ich Kreditkarte (Stripe).

Schritt 6: Rechnung verschicken (nur an Business Kunden)

Für Bestandskunden (ggf. nur Business Kunden) kannst du die Rechnung automatisch verschicken. Ich verkaufe mein Produkt in dem Fall sowohl an private Kunden, als auch an Business Kunden. Verschicken möchte ich die Rechnung aber nur an Business Kunden.

Dafür nutze im Bestandskunden-Workflow einen weiteren Filter, der prüft, ob im Feld Vorname das Wort "Privat" auftaucht. Wenn ja, dann soll der Flow hier abbrechen. Wenn nein, ist es ein Business Kunde, der die Rechnung zugeschickt bekommen soll.

Wichtig: Um die Rechnung über FastBill zu verschicken, musst du in deinen FastBill Einstellungen einen Absender und eine Absender-E-Mail hinterlegt haben. Ein eigener SMTP Server ist optional.

Das Ergebnis

Wenn alles geklappt hat, bekommst du eine schöne Rechnung inkl. Zahlung in FastBill, die optional über die FastBill Online Rechnung + Kundencenter (PDF im Anhang + Link zu einer Online Rechnung) per E-Mail an den (Business) Kunden verschickt wird.

Die gesammelten Daten in FastBill zu haben ist sinnvoll, weil du hierüber

• Alle Daten im Überblick hast
• Auch (wiederkehrende) Rechnungen für Überweiser anbieten kannst
• Alle Daten per DATEV Connect Schnittstelle an den Steuerberater übermitteln kannst
• Über das Kundencenter Rückfragen zu Zahlungen ermöglichst (Kontaktformular/Kommentarfunktion).