So kannst du für Stripe Zahlungen Rechnungen ohne Stripe Billing erstellen

Stripe gehört zu den am weitesten verbreiteten Zahlungsdienstleistern im Internet. Kein Wunder, denn Stripe wurde in erster Linie für Entwickler gemacht und hat damit auch Einzug in viele Tools gefunden, für die wir online bezahlen wollen. Allerdings hat die Stripe Rechnungsstellung auch ihre Grenzen.

Grenzen von Stripe Billing

So schön Stripe für die Zahlungsabwicklung auch ist, die Rechnungsstellung mit Stripe (Stripe Billing) hat ein paar Haken:

• Um ordentliche Rechnungen zu erstellen, müssen Rechnungsdaten im Checkout erfasst werden. Viele Tools mit vorhandener Stripe Integration bieten das nicht an.
• Jede erstellte Rechnung mit Stripe kostet 0,5 % Gebühr bei wiederkehrenden Zahlungen, bzw. 0,4 % bei einmaligen Rechnungszahlungen.
• Die automatische Steuerberechnung kostet ebenfalls extra (0,5 % bis 100k USD, danach 0,4 %).
• Es gibt keinen DATEV Export, was die Kosten für den Steuerberater ggf. in die Höhe treibt.
• Die Design-Möglichkeiten sind sehr eingeschränkt, sowohl beim Rechnungslayout, also auch im Checkout.
• Die Kommunikation in Richtung Kunden ist nicht ideal für Deutschland.

Wer als Business in Deutschland mit Stripe Zahlungen entgegennehmen möchte und Rechnungen erstellen möchte, ist also teilweise nicht nur eingeschränkt, sondern zahlt auch einen Aufpreis.

Eine Alternative für die Ausstellung und den Versand einer ordentlichen Rechnung nach § 14 UStG ist die Rechnungsstellung über eine zusätzliche Rechnungs- oder Buchhaltungsssoftware.

Im Folgenden stelle ich dir eine Lösung vor, die zwischen privaten und Business Kunden unterscheidet, und Rechnungen nur an Business Kunden verschickt. Der Case setzt auch voraus, dass nur minimale Daten im Checkout erfasst werden (E-Mail + Name).

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LSWWChristian Häfner

Beispiel: Stripe Rechnungen über Zapier + FastBill automatisiert erstellen

Die bessere und flexiblere Lösung, um Rechnungen für Zahlungen über Stripe zu erstellen, ist sie mit einem eigenen Tool zu erstellen, und zwar günstiger, flexibler und komplett automatisiert. Dafür sind zwei Tools erforderlich:

• Ein No-Code Automatisierungstool wie Zapier oder Make*
• Eine Rechnungs- bzw. Buchhaltungssoftware wie FastBill*

Um den Workflow zu erklären, nutze ich Zapier und FastBill. Du kannst den Fall aber mindestens genauso gut mit Make und anderen Buchaltungstools umsetzen. FastBill liegt aber gerade bei der Preis-Gestaltung vorn in meinem Vergleich, und ist besonders für alle, die auch die Ausgabenseite abbilden wollen, meine Empfehlung an dieser Stelle.

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Einfacher ist es, wenn das Rechnungstool der Wahl bereits eine Zapier-Integration anbietet (wie FastBill). Falls das nicht der Fall ist, könntest du aber auch mit Make jede API ansteuern, und auch darüber Rechnungen erzeugen (falls das Tool diese Funktion per API anbietet). Hier findest du ein Beispiel, wie das mit Make und FastBill funktioniert.

Anleitung: Automatisch Stripe Zahlungen in Kunden und Rechnungen verwandeln

Um aus Stripe Zahlungen Rechnungen zu erstellen, sind mindestens zwei Schritte erforderlich:

1. Kunde erstellen
2. Rechnung erstellen
3. Optional: Rechnung verschicken

Ein wichtiger Schritt ist es herauszufinden, ob der Kunde (samt Rechnungsadresse und allen erforderlichen Daten) bereits existiert. Um hier eine extra Abfrage zu machen, erstelle ich zwei Zaps (Automatisierungsschritte) in Zapier:

1. Falls Kunde nicht vorhanden -> Kunde anlegen und erste Rechnung erstellen
2. Falls Kunde bereits vorhanden -> Kunde finden und Rechnung erstellen + verschicken

Flow 1 (neuer Kunde)

Flow 2 (Bestandskunden)