Automatisch für Stripe Payments Rechnungen erstellen, wenn die Integration es nicht hergibt

Online Zahlungen entgegenzunehmen, ist easy. Nutze einfach Anbieter wie Stripe, Mollie, Adyen und Co, um Zahlungen durchzuführen und auf dein Konto auszahlen zu lassen.

Herausfordernder wird es jedoch bei Rechnungsstellung, wenn du auf die Integration eines Zahlungsdienstleisters in deine verwendete Software oder deinen Shop angewiesen bist, und dies nicht nativ angeboten wird.

Denn viele Angebote unterstützen die in Deutschland erforderliche Rechnungsstellung leider nicht. Egal, ob du Mitgliederschaft über Ghost, Kurse über Chimpify verkaufst, Terminbuchungen über Calendly oder Tally bezahlen lassen willst, Newsletter Abos über Substack, Twitter Subscriptions, und mehr verkaufst... es gibt viele Anwendungsfälle, wo die Rechnungsstellung nicht berücksichtigt wird.

In diesem Artikel zeige ich dir daher, wie du selbst eine Automatisierung bauen kannst, die

• Neukunden nach der Zahlung fragt, ob eine Rechnung gewünscht ist oder nicht,
• diese ggf. nach einer Rechnungsadresse fragt,
• ggf. MwSt. erstattet (Reverse Charge), und
• eine Rechnung schreibt und bei Bedarf an Kunden verschickt.

Der komplette Prozess läuft bei mir zu 100% automatisiert!

Falls du lediglich B2C Kunden hast, dürfte das nicht relevant sein. Sobald du aber B2B Kunden hast und regelmäßig Zahlungen verarbeitest, wird der Prozess per Hand später sehr lästig.

Der gezeigte Prozess knüpft an diesen Guide an, in dem ich zeige, wie man für Stripe Zahlungen automatisch Rechnungen erstellt. Dieses Tutorial setzt jedoch voraus, dass Kundendaten (Rechnungsdaten) bereits vorliegen. Falls diese nicht vorliegen (bei Erstkunden), können sie über den hier vorgestellten Prozess automatisch abgefragt werden.

Erstelle Rechnungen für Stripe Payments + Reverse Charge

In diesem Guide lernst du, wie du auch ohne den Stripe Checkout rechtskonforme Rechnungen erstellst und verschickst (inkl. Reverse Charge).

LSWWChristian Häfner

Tool Setup

Für den Prozess nutze ich

• Make.com* für die Automatisierung und Verknüpfung von APIs
• FastBill* für die Rechnungsstellung
• Tally* für die Abfrage von Adressen
• Stripe als Payment Gateway

Wenn du möchtest, könntest du auch alternative Lösungen verwenden, z.B. n8n statt Make, Lexoffice statt FastBill, Typeform statt Tally, und Mollie statt Stripe.

Make

Make ist eine No-Code Lösung, die zwei wichtige Aufgaben übernimmt:

1. Es verknüpft Dritt-Tools über fertige Module oder die Möglichkeit, diese per HTTP API Requests anzusprechen (keine Sorge, du musst kein Entwickler sein).
2. Es kann Aufgaben und Abfolgen mit Wenn-Dann-Regeln automatisieren.

FastBill

FastBill ist mein Tool der Wahl, wenn es um die Speicherung von Kundendaten, sowie die Erstellung und den Versand von Rechnungen geht. Der Prozess funktioniert aber auch mit anderen Buchaltungssoftware Angeboten.

Tally

Tally ist ein weitgehend kostenlos nutzbares Formular-Tool, über das Rechnungsdaten abgefragt werden können. Auch dynamische Wenn-Dann-Abfragen im Formular sind Teil des kostenlosen Funktionsumfangs.

Stripe

Stripe ist der von mir verwendete Payment-Gateway in diesem Beispiel. Ich sammle in meinem Beispiel nur Kreditkartenzahlungen ein. Wenn du auch alternative Zahlungsmethoden anbieten möchtest (wie PayPal, Klarna, SEPA, etc.), dann wären z. B. auch Mollie oder Adyen ebenfalls eine gute Wahl.

Prozess im Überblick